Журнал учёта водителей: зачем он нужен и как правильно его вести

Журнал учёта водителей — это обязательный документ, в который вносится информация о выходе водителей на линию, времени начала и окончания смены, а также данные о транспортных средствах. Такой журнал используют транспортные компании, организации с корпоративным автопарком, а также ИП, осуществляющие перевозки. Его ведение помогает контролировать рабочее время водителей, соблюдение режима труда и отдыха, а также обеспечивает безопасность дорожного движения.

Основные цели ведения журнала
Главная задача журнала — документально зафиксировать, кто из водителей, когда и на каком транспортном средстве выполнял рейс. Это важно для:

• соблюдения законодательства по режиму труда и отдыха;
• предотвращения нарушений и инцидентов на дороге;
• ведения внутреннего контроля и учёта рабочего времени;
• проведения проверок со стороны контролирующих органов;
• предоставления информации в случае ДТП или других происшествий.

Журнал также служит юридически значимым доказательством при разбирательствах, связанных с дисциплинарными мерами или страховыми случаями.
Законодательные требования и нормативные акты
Ведение журнала учёта водителей регулируется рядом нормативных документов. Среди них:
Федеральный закон №196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» — устанавливает требования к организации перевозок и обеспечению контроля за водителями.
Приказ Минтранса России №152 от 18 сентября 2008 г. — содержит порядок контроля за техническим состоянием транспортных средств и медицинским осмотром водителей.
Трудовой кодекс РФ — определяет нормы по учёту рабочего времени и соблюдению режима труда и отдыха.
Постановления Правительства РФ и регламенты ГИБДД — уточняют порядок организации перевозок и ответственности работодателей.

Кто обязан вести журнал учёта водителей — и зачем он вообще нужен?
Компании с автопарком: от газелей до автобусов
Если у вашей организации есть хотя бы один автомобиль, и он используется не ради красоты на парковке, а для рабочих задач — журнал учёта водителей становится обязательным. Это касается всех: от частных компаний до госучреждений, независимо от размеров автопарка и форм собственности.
Зачем он нужен? Чтобы точно знать, кто, когда и на чём поехал. Особенно это актуально для служб доставки, строительных организаций, автотранспортных предприятий и всех, кто возит грузы или пассажиров.
При проверках от ГИБДД, Ространснадзора или трудовой инспекции отсутствие журнала — это как забыть паспорт в поездке: можно попасть на солидный штраф. Поэтому вести и регулярно обновлять документ — не просто «для галочки», а чтобы спать спокойно и не платить лишнего.
А как насчёт ИП?
Если вы индивидуальный предприниматель и в вашей работе задействован транспорт — ведение журнала тоже обязательно. Это правило касается всех ИП, которые:

• занимаются перевозкой пассажиров или грузов;
• сдают транспорт в аренду с экипажем;
• выезжают на объекты или доставляют товары клиентам.

Даже если за рулём вы лично — фиксируйте время начала и окончания смены, а также состояние машины до и после поездки. Такой журнал — ваш друг при проверке, и надёжный свидетель, если дело дойдёт до споров.

Если авто арендовано с экипажем
Когда водитель работает по договору аренды или найма транспортного средства с экипажем, журнал обязаны вести те, кто фактически организует перевозки. Это может быть арендатор, ИП или юрлицо — зависит от условий договора.
Зачем нужен журнал в таких случаях:

• чтобы понимать, кто и когда управлял автомобилем;
• чтобы избежать путаницы и конфликтов с арендодателем;
• чтобы предъявить документы в случае проверки.

Даже при аренде «на денёк» — если машина используется в коммерческих целях, журнал должен быть. Причём это касается и физлиц, если договор аренды заключён для бизнеса.

И напоследок: ведение журнала — не бюрократия ради бюрократии. Это способ защитить себя от претензий, штрафов и лишних хлопот. Один раз завели журнал — и уже легче дышится.

Что должно содержаться в журнале
Журнал учёта водителей должен содержать всю необходимую информацию, которая позволяет контролировать выход водителей на линию, соблюдение ими режима труда и отдыха, а также общее использование автопарка. К числу обязательных реквизитов относятся: фамилия, имя, отчество водителя, номер его водительского удостоверения, сведения о транспортном средстве (марка, модель и государственный регистрационный номер), точное время выезда и возвращения, показания одометра на начало и конец смены, а также отметки о прохождении медицинского осмотра. Завершается каждая строка подписями водителя и ответственного лица, что подтверждает достоверность внесённых данных. В некоторых случаях также фиксируется маршрут, цель поездки и результаты технической проверки автомобиля.
Для наглядности и понимания правильного заполнения можно привести пример строки в журнале. Например: 16 мая 2025 года водитель Иванов Иван Иванович выехал на автомобиле КАМАЗ с номером А123ВС в 08:00, а вернулся в 17:30. Показания одометра при выезде составили 132450 км, а при возвращении — 132880 км. В графе о медицинском осмотре указано, что осмотр пройден, а журнал подписан как самим водителем, так и диспетчером.
Журнал может вестись как в бумажной, так и в электронной форме. Бумажный вариант по-прежнему остаётся актуальным для небольших предприятий, где количество водителей ограничено, и вести записи вручную не представляет сложности. Однако у этого формата есть недостатки: сложнее искать нужные записи, анализировать данные и хранить их в архиве. Электронная форма ведения журнала становится всё более популярной в средних и крупных компаниях. Она позволяет автоматизировать ввод данных, быстро формировать отчёты, контролировать нарушения и оперативно находить нужную информацию. Тем не менее, при использовании электронного журнала важно обеспечить надёжную систему хранения данных и предусмотреть возможность выгрузки информации в бумажном виде для предоставления при проверках.

Порядок и правила заполнения
Ведение журнала учёта водителей требует системного подхода и точности, поскольку этот документ может использоваться как при внутренних проверках, так и при официальных разбирательствах. Записи в журнале должны вноситься своевременно — непосредственно перед выездом водителя на линию и сразу после его возвращения. Не допускается внесение данных задним числом, а исправления возможны только с пояснением, подписью ответственного лица и датой.
Каждая запись оформляется по установленной форме, где последовательно указываются все необходимые сведения: дата смены, ФИО водителя, данные о транспортном средстве, время начала и окончания рейса, показания одометра, отметки о медицинском осмотре и технической проверке автомобиля. Заполнять журнал должен уполномоченный сотрудник — чаще всего это диспетчер, механик или руководитель автоколонны. После проверки всех данных водитель и ответственное лицо ставят свои подписи, подтверждая корректность информации.
Важно помнить, что журнал должен вестись без пропусков, подчисток и пустых строк. Если необходимо внести исправление, нужно аккуратно зачеркнуть ошибочную информацию одной линией, вписать верные данные рядом и заверить это подписью. Все страницы журнала рекомендуется прошивать, пронумеровать и заверить печатью организации, чтобы исключить возможность подмены листов.
Такая строгость и порядок ведения необходимы не просто для отчётности, а для создания прозрачной и надёжной системы контроля за деятельностью водителей и состоянием автопарка.
Кто отвечает за ведение журнала
Чтобы журнал учёта водителей не стал головной болью и поводом для штрафа, важно заранее назначить того, кто будет за него отвечать. Обычно это диспетчер, механик или сотрудник транспортного отдела — назначается приказом руководителя или прописывается в должностной инструкции.
А в небольших организациях и у ИП журнал может вести сам водитель. Но — внимание! — это не значит, что «сам себе и контролёр». Все записи в любом случае должны быть проверены и утверждены назначенным ответственным лицом. Иначе при проверке будет «нечем крыть», а вопросы всё равно зададут руководителю. Именно он по закону отвечает за то, чтобы в компании была организована корректная и своевременная фиксация всех поездок.

Как это решается в современных компаниях: автоматизация с ID20
Если всё ещё ведёте журнал на бумаге — поздравляем, вы герой прошлого! Сегодня это легко автоматизировать с помощью систем управления автопарком, таких как ID20.
Вот что умеет ID20:

• автоматически формирует путевые листы по всем водителям и авто;
• генерирует смены на основании графика и закреплений;
• сохраняет историю закреплений и пробегов;
• позволяет подписывать все документы электронной подписью (в том числе через Госключ, УНЭП, УКЭП — в соответствии с требованиями ФНС);
• интегрируется с ГИС ЭПД, чтобы всё соответствовало новым федеральным стандартам;
• предоставляет журнал учёта в электронном виде с возможностью доступа по QR-коду;
• уведомляет о сроках ТО, окончании медсправок, штрафах и других рисках.

Даже если у вас один автомобиль — с ID20 все документы можно вести через смартфон, а при проверке просто показать QR-код.

Электронный путевой лист уже обязателен?
Почти. Согласно Приказу ФНС №ЕД-7-26/116 от 07.02.2023, электронный путевой лист (ЭПЛ) признан официальным форматом и с 2025 года станет обязательным в ряде отраслей — например, при перевозке алкоголя.
Что это значит?

• ЭПЛ включает данные диспетчера, механика, медика, водителя;
• передаётся через оператора в ГИС ЭПД, где его видят ФНС, Минтранс, Ространснадзор и др.;
• фиксирует каждый этап — выпуск, заезд, выезд, пробег, остаток топлива;
• можно работать даже с телефона — достаточно доступа в систему ID20.

Почему это важно
Пока ведение журнала кажется бумажной рутиной — до первого штрафа или ДТП. Тогда вдруг выясняется, что без корректного учёта невозможно доказать, кто был за рулём, в каком состоянии был автомобиль, кто разрешил выезд и почему не проверили водителя.
В результате — не только штрафы, но и потеря страховых выплат, проблемы с налоговой и репутационные риски.

Что делать:

• Назначьте ответственного за ведение журнала и закрепите это в приказе.
• Если вы ИП — ведите журнал сами, но с полной фиксацией.
• Перейдите на электронный формат: ID20 и ГИС ЭПД автоматизируют всё — от медосмотра до пробега.
• Не откладывайте внедрение — очередь на подключение к ЭПД с каждым месяцем только растёт.

Ошибки, которых стоит избегать
На практике при ведении журнала допускается ряд типичных ошибок, которые могут привести к административной ответственности или к путанице в случае внутренних проверок. Одна из самых распространённых — это внесение данных задним числом или постфактум, что нарушает принцип актуальности записей. Часто встречаются также неполные записи, отсутствие подписей, неуказанные показания одометра, пропущенные даты или неразборчивый почерк. Некоторые сотрудники допускают исправления без пояснений или замазывают неверные данные, что делает запись недействительной.
Ещё одна ошибка — ведение журнала от случая к случаю, без системы и регулярности. Такие пробелы в учёте могут вызвать подозрения у инспекторов и привести к штрафам. Кроме того, многие организации забывают прошивать и нумеровать страницы журнала, а также заверять его печатью, что снижает юридическую силу документа. Чтобы избежать этих проблем, необходимо обучить ответственных сотрудников правилам заполнения, разработать внутренний регламент и периодически проводить аудит правильности ведения журнала.
Где скачать образец журнала учёта водителей
Бесплатные шаблоны и формы
Существует несколько ресурсов, предлагающих бесплатные шаблоны журналов учёта водителей:

• Zavgar Online: предлагает пустые бланки и заполненные образцы журналов учёта автотранспорта в форматах Word, Excel и PDF. Эти шаблоны подходят для контроля за работой автотранспорта на предприятии.
• ПРЕДРЕЙС: на этом сайте можно скачать различные журналы, связанные с безопасностью дорожного движения, включая журналы предрейсовых осмотров и путевых листов.
• TransAvto7: предоставляет шаблоны журналов для автотранспортных предприятий, включая журналы по выпуску автомобилей на линию и учёту нарушений ПДД водителями.

Эти ресурсы предлагают шаблоны, которые можно адаптировать под нужды вашей организации

Актуальные версии в соответствии с ГОСТ и ПДД
При выборе шаблона журнала учёта водителей важно убедиться, что он соответствует действующим нормативным требованиям. Например, форма журнала учёта нарушений Правил дорожного движения водителями транспортных средств должна соответствовать Приложению 14 к РД 39-22-637-81.
Также следует учитывать, что с 1 сентября 2023 года журнал предрейсовых осмотров должен заполняться в соответствии с Приказом Минздрава № 266н от 30 марта 2023 года.
Использование актуальных и соответствующих нормативным требованиям шаблонов поможет избежать проблем при проверках контролирующих органов и обеспечит надёжный учёт деятельности водителей.
Ответственность за отсутствие или неправильное ведение журнала
Ведение журнала учёта водителей — не формальность, а требование, за несоблюдение которого предусмотрена административная ответственность. При отсутствии документа или его неправильном оформлении организация может столкнуться с серьёзными последствиями: от предупреждений до крупных штрафов. Особенно важно это в случае проверок со стороны надзорных органов, таких как ГИБДД и Ространснадзор, которые регулярно контролируют автопарки на предмет соблюдения правил безопасности дорожного движения и режима труда водителей.

Проверки ГИБДД и Ространснадзора
ГИБДД и Ространснадзор проводят плановые и внеплановые проверки транспортных компаний, ИП и организаций, использующих служебный транспорт. В рамках таких проверок особое внимание уделяется состоянию документации, включая журнал учёта водителей. Инспекторы проверяют наличие актуальных записей, их соответствие фактическим выездам, наличие подписей, отметок о медосмотрах и показаний одометра. Отсутствие журнала или его заполнение с нарушениями может быть расценено как игнорирование правил учёта и контроля, что создаёт потенциальную угрозу безопасности на дорогах.
При обнаружении нарушений инспекторы составляют акт и выносят предписание об устранении нарушений. При повторных проверках, если ситуация не исправлена, возможны более серьёзные меры — включая приостановку деятельности транспортного подразделения или привлечение к ответственности руководителя.

Возможные штрафы и последствия
За отсутствие журнала или грубые ошибки в его ведении предусмотрены санкции в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях. Например, по статье 12.31.1 КоАП РФ за выпуск на линию водителя без соблюдения требований к предрейсовому контролю (в который входит и ведение документации) предусмотрены штрафы:

• для должностных лиц — от 5 000 до 10 000 рублей;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

В случае систематических нарушений штрафы могут увеличиваться, а организация — попадать под пристальное внимание проверяющих. Кроме того, при ДТП отсутствие корректной документации может повлечь дополнительные юридические риски, включая отказ страховой компании в выплатах.
Таким образом, своевременное и правильное ведение журнала учёта водителей — это не только требование закона, но и способ защитить бизнес от финансовых и правовых последствий.

Вывод
Почему важно не игнорировать журнал учёта водителей
Журнал учёта водителей — это не просто формальность, а инструмент, напрямую влияющий на безопасность, дисциплину и правовую защищённость компании. Он помогает фиксировать каждый выход водителя на линию, подтверждает факт прохождения медицинского осмотра, позволяет отслеживать пробег и режим труда. В условиях жёсткого контроля со стороны ГИБДД и Ространснадзора именно этот документ часто становится ключевым доказательством того, что организация соблюдает установленные нормы. Игнорирование ведения журнала может обернуться не только штрафами, но и проблемами при разбирательствах, связанных с ДТП, нарушениями ПДД или трудовыми спорами.
Кроме того, грамотно оформленный журнал — это показатель внутренней культуры управления транспортом. Он обеспечивает прозрачность, снижает риск злоупотреблений, помогает быстро анализировать работу водителей и автопарка в целом.

Практические рекомендации по ведению
Чтобы избежать ошибок и претензий со стороны проверяющих органов, важно вести журнал системно и строго по установленным правилам. Заполняйте его ежедневно, своевременно и без пробелов. Назначьте конкретного ответственного сотрудника, закрепив его полномочия внутренним приказом. Если вы используете бумажный вариант — прошейте, пронумеруйте и заверьте журнал печатью организации. Если ведёте журнал в электронном виде — обеспечьте защиту данных, возможность резервного копирования и оперативную печать по требованию.
Также рекомендуется периодически проверять актуальность формы журнала в соответствии с изменениями законодательства. И не менее важно — обучить сотрудников, участвующих в заполнении, чтобы каждый знал, какие данные вносить и как это делать правильно.
Регулярность, аккуратность и правовая грамотность — три ключа к тому, чтобы журнал учёта водителей стал надёжной опорой для работы транспортной службы и защитой от возможных санкций.