Учет путевых листов автомобиля — порядок, правила и способы ведения

What are we Путевой лист — это первичный документ, подтверждающий использование автомобиля в служебных целях. Его учет позволяет контролировать выезды на линию, движение по маршрутам, расход топлива и время работы водителей. Кроме того, путевой лист подтверждает, что автомобиль прошел технический и медицинский контроль перед началом рейса.

Роль учета в бухгалтерии и налоговом учете
Путевые листы необходимы для корректного отражения транспортных расходов в бухгалтерском и налоговом учете. На их основе рассчитываются затраты на топливо, амортизацию, служебные командировки и начисляется заработная плата водителям. Без правильно оформленных и учтенных документов затраты могут быть признаны необоснованными при проверке.


Нормативные требования к учету путевых листов

• Основные нормативные акты, регламентирующие учет путевых листов:
• Трудовой кодекс РФ — в части учета рабочего времени водителей;
• Федеральный закон №196-ФЗ "О безопасности дорожного движения";
• Приказ Минтранса РФ №152 от 18.09.2008 — контроль технического состояния;
• Приказ Минздрава РФ №835н от 15.12.2014 — порядок медицинских осмотров;
• Приказ Минтранса РФ №424 от 06.10.2020 — формы и реквизиты путевых листов.

Сроки хранения и ответственность за нарушения

Путевые листы подлежат хранению в течение не менее 5 лет, как документы бухгалтерского учета. Нарушения порядка учета, отсутствие документов или их неправильное оформление могут повлечь административную ответственность согласно статье 12.31.1 КоАП РФ — до 100 000 рублей штрафа для юридических лиц.

Кто ведет учет — ответственные сотрудники
Ведение учета путевых листов, как правило, возлагается на диспетчера, механика, бухгалтера или иное ответственное лицо, назначенное приказом руководителя. Именно эти сотрудники фиксируют выдачу документов, контролируют их заполнение и передают в архив.
Способы учета — бумажный и электронный
Учет путевых листов может вестись:

• в бумажном виде — вручную в журнале или с использованием типовых форм;
• в электронном формате — с помощью программного обеспечения и онлайн-сервисов, которые упрощают оформление и позволяют хранить документы в цифровом архиве.

Журнал учета путевых листов: правила ведения
Журнал учета — это документ, в котором регистрируются все выданные путевые листы. В нем указываются:

• номер путевого листа;
• дата выдачи;
• ФИО водителя;
• марка и госномер автомобиля;
• дата возврата;
• подпись ответственного лица.

Журнал помогает вести контроль за документами и при необходимости быстро восстановить информацию о любом рейсе.

Преимущества цифрового учета документов
Автоматизация позволяет существенно упростить учет и исключить ошибки. Преимущества:
быстрое оформление и проверка документов;
снижение бумажной нагрузки;
надежное хранение данных в облаке;
упрощение внутреннего контроля и отчетности.
Онлайн-сервисы и системы электронного документооборота
Современные сервисы, такие как ID20, предлагают готовые решения для учета и хранения путевых листов. Они позволяют:
создавать электронные формы с юридической силой;
автоматизировать процесс прохождения тех- и медосмотров;
интегрировать данные с другими учетными системами;
формировать отчеты и обеспечивать доступ к архиву в любой момент.

Частые ошибки при учете путевых листов и как их избежать
Примеры типичных нарушений

• неполное или некорректное оформление документа;
• отсутствие подписей ответственных лиц;
• отсутствие записи в журнале учета;
• неправильный расчет пробега и расхода топлива;
• использование устаревших форм.

Рекомендации по оптимизации учета

• использовать стандартные шаблоны;
• обучать сотрудников правилам оформления;
• назначать ответственных за проверку и учет;
• переходить на электронный документооборот;
• регулярно проводить внутренние проверки и сверки.

Учет путевых листов автомобиля — это важная часть транспортной и бухгалтерской дисциплины. Соблюдение правил оформления и хранения документов помогает избежать штрафов, упростить документооборот и обеспечить прозрачность работы автопарка.
Рекомендуется:

• строго соблюдать нормативные требования;
• организовать централизованный учет;
• внедрять цифровые решения и автоматизировать процесс;
• использовать сервисы вроде ID20, которые экономят время и повышают точность учета.

Такой подход делает управление транспортом удобным, безопасным и экономически эффективным.