📌
Какие выводы он сделал?✅
Без автоматизированного контроля он бы никогда не заметил утечек топлива.✅
GPS-мониторинг и учет ГСМ исключают человеческий фактор в расчетах.✅
После увольнения Петрова и внедрения системы контроля расходы на топливо снизились на 20%.Николай понял, что теперь он может не только
избегать потерь, но и
оптимизировать расходы, чтобы компания работала эффективнее.
📌
Следующий шаг – полностью автоматизировать ведение учета ГСМ, чтобы больше не сталкиваться с подобными проблемами.Как автоматизировать учет топлива и не разориться?После разоблачения махинаций с топливом Николай Сергеевич понял, что ручной учет неэффективен. Ведение записей в блокнотах, бумажные ведомости и устные отчеты водителей — все это приводило к потерям.
Ему нужен был
автоматизированный контроль, который исключал бы возможность обмана и человеческих ошибок.
Использование топливных карт и учет в CRMПервым шагом стала
замена наличных расчетов на топливные карты.
Топливные карты позволяли:
- фиксировать точное время и место заправки;
- автоматически загружать данные о количестве и стоимости топлива в систему учета;
- контролировать лимиты заправок и исключать попытки фиктивных списаний.
Теперь каждый водитель получал
персональную топливную карту, а Николай мог в любой момент проверить,
где, когда и на какую сумму было заправлено топливо.
Однако этого было недостаточно.
Николай решил
интегрировать топливные карты с CRM — системой управления бизнесом, которая объединяла учет всех процессов, включая логистику, финансы и документацию.
Теперь в CRM поступали
автоматические отчеты по расходу топлива, которые можно было анализировать в связке с маршрутами и пробегом.
Но оставалась еще одна проблема:
водители могли накручивать километраж или делать «левые» рейсы, чтобы оправдать завышенные расходы на топливо.
Интеграция с ГЛОНАСС и GPSЧтобы окончательно решить этот вопрос, Николай решил установить
ГЛОНАСС/GPS-мониторинг на весь автопарк.
Это дало несколько ключевых преимуществ:
- Точное отслеживание маршрутов. Теперь он мог видеть, где находится каждая машина, какие рейсы она выполняет и не было ли отклонений от маршрута.
- Контроль расхода топлива в реальном времени. Данные о пробеге сравнивались с данными о заправках, что исключало возможность накручивания километража.
- Фиксация заправок с привязкой к координатам. Если водитель заправился в месте, не указанном в системе, это сразу же становилось заметным.
После интеграции GPS-слежения с CRM и учетной системой ГСМ Николай впервые за долгое время увидел
реальную картину расхода топлива.
— Теперь я знаю,
где находятся мои машины и сколько топлива они действительно потребляют.
Система показала, что после внедрения полного контроля
расходы на топливо снизились на 30%.
Николай сделал вывод:
автоматизация — это не просто удобство, а инструмент, который помогает экономить деньги и предотвращать потери.
Однако он столкнулся с еще одним вопросом —
как правильно хранить документацию по учету топлива и сколько лет ее нужно держать, чтобы избежать проблем с налоговой?