Путевой лист легковой машины — это официальный документ, в котором фиксируются данные о транспортном средстве, водителе, маршруте, пробеге, расходе топлива, а также результаты медицинского и технического осмотра.
Документ служит одновременно:
основанием для допуска автомобиля к эксплуатации;
подтверждением трудовой деятельности водителя;
учетной формой для расчета затрат на топливо, амортизацию и маршруты.
Путевой лист имеет
юридическую силу и может быть предъявлен при проверках со стороны ГИБДД, Ространснадзора, трудовой инспекции или налоговых органов.
Когда требуется оформление путевого листаОформление путевого листа необходимо, если:
легковой автомобиль используется в служебных целях;
транспортное средство принадлежит организации или ИП;
осуществляется командировка, доставка или иное деловое передвижение;
ведется учет служебных поездок для бухгалтерии, налогового учета или компенсации расходов.
Даже если компания использует автомобиль только эпизодически, при выезде на линию должен быть оформлен путевой лист с необходимыми отметками.
Обязательные реквизиты путевого листаСогласно требованиям законодательства, в путевом листе должны быть указаны следующие данные:
наименование и адрес организации или ИП;
номер путевого листа и дата его выдачи;
сведения о легковом автомобиле (марка, модель, госномер);
данные водителя (ФИО, табельный номер, права);
показания одометра при выезде и возврате;
маршрут или цель поездки;
информация о проведении
предрейсового медицинского осмотра водителя;
отметка о
техническом осмотре автомобиля перед выездом;
расчет расхода топлива (по нормам или факту);
подписи ответственных лиц и водителя.
Требования Минтранса и других нормативных актовОсновные требования к оформлению путевого листа регламентируются:
Приказом Минтранса РФ №152 от 18.09.2008 — по контролю технического состояния;
Приказом Минздрава РФ №835н от 15.12.2014 — по проведению медосмотров водителей;
Приказом Минтранса РФ №424 от 06.10.2020 — об обязательных реквизитах и формах путевых листов.
Кроме того, путевой лист является первичным бухгалтерским документом и должен соответствовать нормам
Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Структура путевого листа легковой машиныПутевой лист состоит из нескольких обязательных разделов, каждый из которых выполняет определённую функцию в системе контроля и учёта транспортной деятельности. Документ должен быть оформлен согласно требованиям Минтранса и содержать все необходимые сведения.
Данные о водителе и транспортном средствеОдин из ключевых блоков путевого листа включает информацию:
- о водителе: фамилия, имя, отчество, табельный номер, номер водительского удостоверения и категория;
- о транспортном средстве: марка и модель автомобиля, государственный регистрационный номер, гаражный номер, при необходимости — инвентарный номер.
Эти данные позволяют идентифицировать исполнителя и транспорт, участвующий в хозяйственной деятельности.
Разделы для отметок о техконтроле и медосмотреПредрейсовые проверки — обязательная часть выхода автомобиля на линию, и их прохождение должно быть зафиксировано в путевом листе:
- Отметка о техническом контроле подтверждает, что автомобиль прошёл проверку у механика и находится в исправном состоянии.
- Отметка о медицинском осмотре водителя подтверждает его пригодность к управлению транспортом на момент выезда.
В некоторых организациях эти разделы оформляются вручную, в других — при помощи электронной подписи через автоматизированные системы.
Блок учета маршрута, пробега и топливаЭтот раздел фиксирует:
- время и дату выезда/возврата;
- показания одометра в начале и в конце смены;
- маршрут следования;
- норму и фактический расход топлива (при необходимости — заправки в пути);
- расчёт общей протяжённости маршрута и хронометраж поездки.
Эти данные используются для анализа эффективности поездок, расчёта затрат и ведения бухгалтерского учёта.
Кто должен оформлять путевой лист и как это делать правильноОформление путевого листа требует соблюдения определённого порядка и закрепления ответственности за точность и своевременность внесения данных.
Ответственные лица и порядок заполненияЗаполнение путевого листа осуществляется
ответственным сотрудником предприятия — чаще всего диспетчером, бухгалтером или иным уполномоченным лицом. В некоторых случаях (например, при работе ИП без сотрудников) заполнение может выполнять сам водитель.
Порядок заполнения должен быть отражён во
внутреннем регламенте организации, и каждый этап должен оформляться до выхода автомобиля на линию. Обязательна сверка всех данных, особенно отметок о техосмотре и медицинском осмотре.
Важные правила:
- не допускаются исправления и незаполненные поля;
- документ должен быть подписан всеми ответственными лицами;
- оригинал путевого листа передается в бухгалтерию по окончании поездки.
Сроки хранения и особенности учетаПутевой лист — это
первичный бухгалтерский документ, и срок его хранения составляет
не менее 5 лет в соответствии с законодательством о бухгалтерском учёте.
При использовании
электронных путевых листов документы также должны сохраняться в цифровом архиве с возможностью восстановления при необходимости. Рекомендуется вести системный журнал учёта выданных путевых листов для контроля их использования и соблюдения нормативов.