Электронные транспортные системы (ETS) — это современные цифровые решения, позволяющие полностью автоматизировать оформление, передачу и хранение логистических документов в процессе грузоперевозок. Они заменяют бумажные носители, ускоряют взаимодействие между участниками цепочки поставок и обеспечивают юридически значимый обмен данными. ETS используются в сфере логистики, грузоперевозок, дистрибуции, работы с маркетплейсами и ритейлом, где особенно важны скорость и точность документооборота.
Расшифровка и суть электронных транспортных системАббревиатура ETS расшифровывается как
Electronic Transportation System — электронная транспортная система. Под этим термином понимаются платформы и технологии, которые позволяют оформлять и передавать ключевые транспортные документы в цифровом виде:
электронную товарно-транспортную накладную (е-ТТН), заказ-наряды, акты приема-передачи, сопроводительные ведомости, а также
информацию о маршруте, температурных режимах, контрольных точках доставки и пр.Основная задача ETS — обеспечить
бесшовный, быстрый и безопасный обмен данными между всеми участниками перевозки: грузоотправителем, перевозчиком, получателем, логистической компанией и государственными органами. Документы, передаваемые через систему, подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), что придаёт им полную юридическую силу.
Чем ETS отличаются от традиционного документооборотаГлавное отличие ETS от классического бумажного документооборота — в
скорости, надёжности и прозрачности. Если раньше оформление путевого листа, ТТН или акта занимало часы и требовало физических подписей, печатей, бумажных экземпляров и доставки копий, то с ETS все эти процессы происходят
в реальном времени и полностью онлайн.
Также ETS:
· исключает
человеческий фактор при заполнении — система сама подставляет данные из справочников;
· обеспечивает
автоматическую сверку информации между участниками;
· сохраняет
весь цифровой след — кто, когда и что подписал;
· устраняет необходимость
хранить бумажные архивы — всё в надёжном облачном хранилище.
Таким образом, ETS превращает транспортную логистику из ручного, медленного процесса в управляемую, цифровую среду, соответствующую требованиям современного бизнеса и законодательства.
Как работают ETS перевозки на практикеВнедрение ETS в логистический процесс позволяет перевести все ключевые этапы грузоперевозки в цифровой формат. Это не просто замена бумаги на экран — это полная перестройка взаимодействия между отправителем, перевозчиком и получателем, где каждое действие фиксируется, подтверждается электронной подписью и автоматически отражается в информационных системах. Благодаря этому перевозки становятся прозрачными, быстрыми и юридически защищёнными.
Цифровой обмен данными между участниками перевозкиВ традиционной логистике документы передаются из рук в руки, подписываются вручную и зачастую теряются или содержат ошибки. ETS устраняет этот хаос. Все участники — грузоотправитель, экспедитор, водитель, получатель и бухгалтерия — подключены к единой цифровой системе.
Оформление, подписание и передача документов происходят онлайн, через защищённые каналы. Водитель может получить электронную ТТН прямо на планшет или смартфон, подписать её КЭП, а получатель на месте приёмки подтверждает получение груза, также в цифровом виде. Все действия синхронизируются в системе в режиме реального времени. Это исключает задержки, подделки и нестыковки.
Интеграция с ЭДО, GPS и учетными системамиETS-платформы легко интегрируются с системами
электронного документооборота (ЭДО), такими как Диадок, Такском, СБИС, а также с
учётными системами (1С, SAP, МойСклад и др.). Это позволяет не просто создавать электронные документы, но и автоматически подгружать в них данные о контрагентах, заказах, номенклатуре и стоимости груза.
Дополнительно системы могут быть связаны с GPS-трекерами и тахографами, что даёт доступ к информации о местоположении транспорта, соблюдении маршрута и времени доставки. Это важно как для планирования логистики, так и для контроля подрядчиков.
Типовые процессы: оформление, маршрут, приём грузаНа практике ETS охватывает все этапы перевозки:
1.
Оформление заказа — грузоотправитель создаёт электронный маршрутный лист и ТТН в системе, указывает водителя, ТС и груз.
2.
Передача данных водителю — водитель получает документы на устройстве и подтверждает выезд электронной подписью.
3.
Отслеживание маршрута — диспетчер отслеживает путь в реальном времени, получает уведомления о прибытии в точки маршрута.
4.
Приёмка груза — получатель проверяет товар и подписывает акт приёма в ETS, данные сразу отправляются всем участникам.
5.
Финализация перевозки — документы автоматически отправляются в ЭДО, бухгалтерия получает закрывающие формы, а архив формируется без участия человека.
Таким образом, ETS превращает сложный логистический процесс в чёткую, автоматизированную систему, где каждый шаг прозрачен и зафиксирован.
Преимущества ETS для логистики и бизнесаПереход на электронные транспортные системы (ETS) даёт компаниям ощутимые преимущества в скорости, точности и управляемости логистических процессов. Благодаря цифровизации документооборота снижаются затраты, сокращаются сроки поставок, исключаются ошибки и повышается прозрачность всей цепочки перевозки. Это особенно важно в условиях жёсткой конкуренции, растущих требований клиентов и усиления контроля со стороны государства.
Сокращение времени на оформление документовС традиционным документооборотом на подготовку, печать, подписание, передачу и обработку одного комплекта транспортных документов может уходить от нескольких часов до нескольких дней. ETS сводит этот процесс к
буквально нескольким минутам. Все действия — от создания заявки до получения акта приёма — происходят онлайн. Не нужно распечатывать документы, дожидаться подписей и копий, искать недостающие формы. Документы автоматически распределяются между участниками и мгновенно сохраняются в цифровом архиве. Это ускоряет отгрузки, улучшает оборачиваемость транспорта и освобождает ресурсы персонала.
Минимизация ошибок и потерь в документооборотеРучное оформление документов связано с человеческим фактором — неправильно указанные данные, пропущенные поля, несоответствия между ТТН и фактом поставки. ETS позволяет
автоматизировать заполнение форм, использовать справочники и шаблоны, сверять данные между системами. Это практически исключает ошибки, которые раньше могли приводить к возвратам, штрафам, недостачам или конфликтам между контрагентами.
Кроме того, цифровые документы не теряются и не портятся. Их не нужно пересылать по факсу или искать в папках — весь архив всегда под рукой, с возможностью быстрого поиска по дате, номеру машины, маршруту или ФИО водителя.