Путевой лист подтверждает законность выхода автомобиля на линию и служит основанием для учета пробега, расхода топлива, рабочего времени водителя и других транспортных расходов. Он необходим при проверках и может использоваться в качестве первичного бухгалтерского документа.
Кому обязательно создавать путевые листыОформление путевых листов требуется организациям и индивидуальным предпринимателям, использующим транспорт в коммерческой или хозяйственной деятельности. Это касается грузовых автомобилей, спецтехники, такси, легкового транспорта, принадлежащего компании или ИП. Даже при нерегулярных поездках документ должен быть оформлен перед выездом.
Какие данные включает путевой листДокумент должен содержать сведения о лице, управляющем автомобилем, а также характеристику самого транспортного средства: ФИО водителя, номер водительского удостоверения, марку и госномер машины, дату и время выдачи путевого листа.
Отметки о техосмотре и медосмотреПеред выходом на маршрут необходимо зафиксировать результаты обязательных проверок. В путевом листе ставятся подписи уполномоченных лиц — механика, подтверждающего исправность автомобиля, и медицинского работника, допускающего водителя к рейсу.
Учет маршрута, пробега и топливаРаздел маршрута фиксирует путь следования, дату выезда и возвращения, показания одометра, расчет пройденного расстояния и расхода топлива. Эти данные позволяют вести детальный учет использования автомобиля и корректно отражать затраты.
Способы создания путевых листовПутевой лист можно оформить как традиционным способом — на бумаге, так и в электронном виде с использованием специализированных программ. Каждый вариант имеет свои особенности, преимущества и ограничения.
Ручное оформление — плюсы и минусыБумажные путевые листы остаются привычным способом для многих компаний. К плюсам можно отнести простоту внедрения и отсутствие необходимости в дополнительном ПО. Однако есть и минусы:
- высокая вероятность ошибок при ручном заполнении;
- сложность хранения и поиска документов;
- трудоемкий процесс учета и отчетности;
- необходимость физического архива.
Такой способ подходит только при небольшом объеме транспортной документации, но при росте автопарка становится неудобным и затратным.
Как создать путевой лист в электронном видеЭлектронное оформление путевых листов — современное решение, которое позволяет быстро создавать документы онлайн, автоматически заполнять поля, хранить их в цифровом архиве и использовать электронную подпись. Для этого достаточно выбрать подходящий сервис, пройти регистрацию и ввести нужные данные в шаблон. Готовый документ можно распечатать или подписать в электронной форме