Журнал учета путевых листов: как вести отчетность в электронном виде

Путевой лист обязательный документ для каждого автопарка - только он является основанием для списания горюче-смазочных материалов. Все путевые листы хранятся в течение пяти лет и должны быть занесены в специальный журнал учета путевых листов. Вести отчетность только в бумажном виде – это и не современно, и не эффективно. Заполнять приходится горы бумажек, а нужны они только для налоговой! К счастью, есть способ превратить обременительную обязанность в полезный, удобный инструмент контроля и анализа.

Закон суров, но он - закон

Журнал учета путевых листов должен вестись в унифицированном виде - по форме №8. Эта форма дает возможность организациям и ИП контролировать работу с путевыми листами - процесс их выдачи и возврата. Она разработана и утверждена Правительством РФ и должна применяться в обязательном порядке. На обложке журнала необходимо разместить следующую информацию:

  • наименование организации или ИП  

  • ОГРН

  • ОКПО

  • ОКУД

  • Надпись «Журнал учета движения путевых листов»

  • период осуществления регистрации

Оборотная сторона должна быть скреплена печатью и подписью руководителя. Листы журнала также необходимо оформить единообразно - в виде таблицы, состоящей из граф:

  • номер путевого листа

  • марка автомобиля

  • государственный номер автомобиля

  • Ф.И.О. водителя

  • дата выезда в рейс

  • показания спидометра 

В журнале должно быть указано лицо, ответственное за его ведение, а его роспись должна стоять в соответствующей графе.

Путевые листы должны регистрироваться в журнале независимо от того, на какой срок они выписаны. Если на длительный, то об этом необходимо указать в примечании.

Журнал учета в транспортной компании может являться источником информации по вопросам контроля работы водителей и исчисления их зарплаты, но анализ данных, занесенных в него, представляется очень трудоемким.

Электронный портал управления автопарком ID20 - выгодно и удобно

Многие российские компании постепенно отказываются вести журнал учета путевых листов только в бумажном виде. Полностью избавиться от бумажной волокиты конечно вряд ли получится-закон обязывает организацию делать это. Прекрасный выход из положения предложила компания SKT SOFT - она разработала комплексную систему управления корпоративным автопарком ID20, которая позволяет вести отчетность в электронном виде. Это дает ряд неоспоримых преимуществ. Ведь у тех компаний, которые продолжают пользоваться бумажными технологиями отсутствует возможность мониторинга работы персонала, не отлажен процесс работы с документацией в одном месте и процесс четкого планирования работы водителей. Все это приводит к низкой эффективности и скорости работы персонала, отсутствию возможности замера эффективности работы водителей, к нерешенным задачам по грамотному распределению бюджета.

ID20 позволяет организовать наглядную и простую систему анализа и контроля работы водителей. Вместо бумажного журнала, который нужно перелистывать и разбираться в каракулях, вы будете иметь электронные отчеты, которые будут сформированы по нужному вам показателю. К примеру, можно будет наглядно увидеть, сколько за месяц каждый водитель отработал часов, сколько километров он проехал и сколько бензина он потратил. Таким образом, можно получить наглядную картину работы всего персонала.

ID20 -это не программа. Ее не нужно устанавливать или учиться на ней работать. Это электронный портал, на который можно выйти с любого компьютера, ноутбука, планшета, айфона или айпада – для этого требуется только доступ к сети интернет. Работать с ID20 не только приятно, но и полезно. Те компании, которые уже пользуются ID20, отмечают, что эффективность их работы возросла более чем на 20 %.

Начните работать на портале прямо сейчас, позвоните по телефону 8 (495) 984-04-14, чтобы узнать, как подключиться к порталу.