Зачем нужны путевые листы?

На этот вопрос любой бухгалтер ответит с легкостью - для того, чтобы подтвердить целевое назначение растраченных средств и ГСМ. Путевой лист, как первичный документ отчетности и контроля работы водителя, в первую очередь подтверждает тот факт, что транспортное средство эксплуатировалось. А маршрут, указанный в путевом листе, докажет, что автомобиль использовался в работе компании, а не в личных целях сотрудников, т. е подтвердит оправданную трату ГСМ. Как же организовать работу автопарка так, чтобы все документы находились в строгом порядке и отчетности?

Чтобы расходы на покупку ГСМ были подтверждены документально, достаточно ведомости учета ГСМ, актов списания и путевого листа. Для подтверждения права водителя на управление транспортным средством, принадлежащим автопарку организации, можно выписать либо доверенность, либо путевой лист. По большому счету каждая организация имеет выбор: разработать собственные бланки или применять стандартные формы отчетности. В любом случае, оставлять реквизиты незаполненным не допускается.

Зачастую, большинство организаций предпочитают вести отчетность старым проверенным способом - вручную заполнять путевые листы, регистрировать их в путевом журнале, а затем, на основании полученных данных составлять отчеты.

Стоит отметить, что всю информацию, связанную с передвижениями автомобиля в путевой лист вносит водитель, заверяя своей подписью. Всю ответственность за правильное заполнение документов несут лица, отвечающие за эксплуатацию автомобиля, а так же, непосредственно, руководитель учреждения.

В связи с тем, что на эту работу уходит масса времени, многие предприятия перешли на использование компьютерных программ, позволяющих вести учет работы автопарка. Казалось бы, нововведение должно было облегчить составление отчетности и значительно уменьшить трудоемкость процесса, но на деле оказалось, что все стало только сложнее.

Проблема в том, что компьютерная программа не может работать сама по себе - ее нужно установить, настроить и обучить персонал работе, да еще и постоянно устранять появляющиеся в ходе эксплуатации проблемы и ошибки. Единственный напрашивающийся вывод - держать в штате системного администратора, который будет постоянно контролировать работу программы.

Выходом из подобной ситуации может стать использование новейшей разработки компании SKT SOFT -электронного онлайн-портала управления  корпоративным автопарком ID20. ID20 -это комплексная система управления, для работы с ней не требуется установка программного обеспечения- вход на портал осуществляется через Интернет. Это универсальная система, которая подходит для всех компаний.

Неоспоримыми плюсами работы с ID20 является возможность ведения электронных путевых листов, их оформления и хранения на удаленном сервере, что позволяет надежно  сохранить документацию. Кроме того, информацию, содержащуюся в электронных путевых листах в дальнейшем можно использовать для аналитического учета и планирования

Убедитесь в удобстве управления корпоративным автопарком с помощью ID20.

Для подключения свяжитесь с нами по телефону 8(495)984-04-14.