Ведение путевых листов в электронном виде

Каждая компания, в которой есть даже небольшой автопарк, как правило, сталкивается со сложностями ведения документационной отчетности – в особенности с проблемой заполнения, учета и хранения путевых листов. Раньше все эти операции проделывались исключительно вручную. Теперь же, в эпоху высоких информационных технологий, бумажные носители вытесняются электронными.
– Можно ли так организовать контроль и учет работы автопарка, чтобы свести бумажную волокиту к минимуму?
– Существуют ли такие варианты, при которых возможно ведение путевых листов не только на бумаги, но и в электронном виде?

Вначале разберемся, что такое вообще путевой лист и можно ли без него обойтись. По закону нельзя отнести покупку ГСМ к расходам, если автотранспорт компании использовался не для служебных целей, так как цель поездки как раз и указывается в «путевке». Получается, что путевый лист – это важный документ, он служит основанием для списания ГСМ и для расчета заработной платы водителям. Его не только используют для формирования бухгалтерской отчетности, в нем содержится информация, анализируя которую можно получить представление о параметрах работы автопарка, об эффективности его деятельности.

Современные электронные технологии позволяют организовать ведение путевых листов в электронном виде. Портал ID20 - мощное интерактивное средство электронного управления корпоративным автопарком, обладающее простым и понятным интерфейсом. ID20 не только позволяет оформлять и хранить электронные путевые листы, но и анализировать информацию, содержащуюся в них, чтобы использовать ее в дальнейшем для аналитического учета и планирования. Кроме того, эта высокотехнологичная система легко интегрируется со средствами 1С-бухгалтерии - вся информация, заключенная в электронных путевых листах может быть подвергнута компьютерному анализу по ключевым параметрам.

Ведение путевых листов ID20 позволяет:

  • отказаться от использования бумажной бухгалтерии в автопарке – все документы можно оформлять в электронном виде и распечатывать по мере необходимости
  • оформлять путевые листы не только на предприятии. Ведь получать доступ к порталу можно с любого компьютера или современного мобильного устройства – для этого только нужен лишь выход в интернет
  • за доли секунды анализировать информацию, хранящуюся в путевых листах за любой период – знать сколько и как работает каждый водитель, сколько топлива расходуется на той или иной машине
  • экономить на содержании диспетчера – водители могут сами оформлять путевые листы, их будет контролировать электронная система управления
  • все данные из ID20 можно выгружать в 1С-бухгалтерию и использовать для ведения налоговой отчетности

Большим преимуществом использования портала электронного управления автопарком ID20 является то, что он подходит для любого вида бизнеса и его можно настроить под особенности каждой компании. Кроме того, для работы в нем не нужны особые навыки и знания – дополнительное обучение персонала не требуется.

Информацию, содержащуюся в путевых листах,  в частности количество отработанных водителями часов, используют при начислении зарплаты. Электронные путевые листы незаменимы при определении размера премии для водителей. Ведь благодаря им можно составить представление о каждом водителе – как на ладони видно тех, кто качественно выполняет свои обязанности и тех, кто  отлынивает от работы.

Убедитесь в удобстве управления корпоративным автопарком с помощью ID20.
Для подключения свяжитесь с нами по телефону 8(495)984-04-14.