​Претензии к путевым листам, предъявляемые налоговыми службами

Оформление путевых листов необходимо транспортным компаниям для признания расходов на ГСМ и обслуживания техники в налоговом учете и принятия вычетов по ним. Такие требования в первую очередь предъявляют контролирующие органы. Далее мы расскажем вам об интересных судебных разбирательствах и спорах между налоговиками и предпринимателями, которые время от времени имеют место быть в нашем государстве.

Общая информация

Для начала хотим заметить, что как таковой обязательной формы для оформления путевого листа не предусмотрено. Транспортные компании составляют их или на бланках, которые утверждены Госкомстатом РФ от 28.11.97 №78, или разрабатывают их сами. Во втором случае важно помнить, что путевой лист должен соответствовать всем требованиям, предъявляемым к первичному учетному документу.

Узнать о требованиях к составлению бланков можно в статье №9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Важно помнить, что в бланке должны быть сведения, которые предусмотрены приказом Минтранса РФ согласно приказу №152. в Министерства Финансов России уверены, что правильно учитывать все расходы можно только, основываясь на данных путевых листов, соответствующих этому приказу. Кроме того, важно заполнять их в определенном порядке.

Путевые листы оформляются на все транспортные средства без исключения, в том числе на арендованную технику

Претензии инспекторов

Компания не предъявила путевые листы, когда подавала документы на расходы на топливо для арендованной техники. Налоговая служба решила, что сведения о расходах не подтверждены в документальном порядке, поэтому компании добавили налог на прибыль. Транспортная фирма, конечно же, не согласилась с такой постановкой вопроса и протестовала, ссылаясь на то, что в налоговом законодательстве не указано, что они могут уменьшить только при наличии путевых листов прибыль на стоимость ГСМ. Затраты списывались, учитывая чеки на бензин, предъявляемые водителями. К тому же компания обратила внимание, что автомобили, на которые были оформлены путевые листы, не являются ее собственностью, так как взяты в аренду.

Решение суда

В суде постановили, что действия инспекторов признаны правомерными, так как для учета расходов на ГСМ необходимы правильно заполненные путевые листы и должны прилагаться чеки на топливо. Путевой лист – обязательный документ, подтверждающий не только расход топлива, но и сам факт использования техники в производственных целях.

Компания имеет право сама определять периодичность выписки путевых листов

Претензии инспекторов

В налоговой службы не любят, когда компании выдают путевые листы сразу на несколько поездок, то есть на период более одного дня. Часто водители получают путевые листы на неделю или даже месяц. По мнению налоговиков, такой подход не допустим, так как это не позволяет вести учет расхода топлива правильно, вносить реальные показания спидометра и рассчитывать расход топлива, учитываемый в налогообложении.

Решение суда

Транспортные компании имеют право на признание затрат на ГСМ в налоговом учете, если они согласно специфики своей работы оформляют путевые листы на несколько поездок. Право составления графика выдачи путевых листов остается за компанией.

Комментарии

Согласно приказу №152 срок действия путевого листа не должен превышать один месяц. Вы всегда можете сослаться на это, если возникнет спор с налоговиками. На всякий случай налогоплательщику рекомендуется иметь при себе другие подтверждающие документы, кроме путевого листа. Причем не важно, на какой срок он выдан. Для принятия вышеуказанного решения, в суде рассматривали и другие документы для учета затрат на ГСМ, такие как справки бухгалтера, маршрутные ведомости, приказы о применении техники, журнал учета движения авто, нормы, установленные на покупку и расход ГСМ, а также ежемесячные отчеты о пробеге каждого транспортного средства.

Данные, указанные в путевом листе, должны соответствовать реальным расходам

Претензии инспекторов

В налоговой службе отказались принять расходы на автомобильный транспорт, ссылаясь на то, что путевые листы не содержат достаточное количество информации. Налоговики отметили, что недостаточность данных мешает им проверить точность расходов. Часто транспортные компании утверждают, что они могут использовать типовую форму путевого листа, которая включает в него минимальное количество данных. Со стороны налоговой службы считают, что этот подход кардинально неправильный.

Решение суда

Путевой лист как первичный обязательный документ, необходимый для списания трат на содержание техники, должен показать не только тот факт, что авто применяется в служебных целях, но и подтвердить все расходы на топливо и плановый ремонт. Иначе налоговая служба имеет право не признавать расходы.

Если в путевом листе не прописаны адреса пунктов следования автомобиля, о времени пути и маршруте его следования, то обосновать расходы на ГСМ не представляется возможным. Но при этом было отмечено, что в путевом листе, согласно законодательству, не обязательно нужно указывать вышеперечисленную информацию.

Конечный результат – отказ налогоплательщику в признании расходов на основании того, что в путевых листах не были указаны показания спидометра, причем ни на момент выезда, ни на момент въезда транспортного средства. В таком случае стоимость топлива относится только к расходам по километражу. Хотим отметить, что на нашей практике случались случаи, когда суд постановил, что компания вполне может учесть расходы на ГСМ, не прописывая все эти данные в путевом листе.

Комментарии

Взяв во внимание указанную выше информацию, мы рекомендуем, как можно более точно заполнять путевые листы, а также пользоваться бланками, соответствующими установленным правилам. Это позволит вам свести к минимуму судебные разбирательства, так как в путевом листе будет максимально полно изложена информацию об использовании автомобилей в производственных целях, расходах на ГСМ и другие данные

Для обоснования своих претензий налоговая служба может использовать информацию, которую предоставляет службы ГИБДД

Претензии инспекторов

Согласно данным ГИБДД данные, указанные в путевых листах не достоверны, а соответственно налоговая служба не может на основе недостоверной информации подтвердить расходы и право на вычет НДС.

В этом случае налоговики отследили с помощью установленных камер транспортные средства, которые находились вне радиуса их следования, указанного в путевом листе. Соответственно маршрут был указан неверно и все данные смазаны.

В другом округе рассматривалось еще одно похожее дело. Автомобили компании были замечены в нарушении правил дорожного движения, что документально было подтверждено. На основании этих данных налоговая служба предъявила претензии налогоплательщику. После тщательной проверки было установлено, что техникой, которая принадлежала ответчику, пользовались третьи лица, не являющиеся в свою очередь работниками компании.

Решение суда

Основываясь на подобных случаях, можно сделать вывод, что суд действительно принимает во внимание достоверную информацию, которую предоставляет ГИБДД. Правда, что касается приведенных выше случаев, данные ГИБДД никак не повлияли на исход дела. В первом случае налогоплательщик сам решил отказаться от выплат по несогласованным путевым листам. А во втором – информацию не признали достоверной, так как были найдены грубые неточности оформления документации.

Наши комментарии

На самом деле налоговые службы не так часто запрашивают данные в ГИБДД, поэтому такие случаи хотя и имеют место быть, но крайне редко. В любом случае мы рекомендуем транспортным компания максимально контролировать передвижение автомобилей, то есть чтобы фактическая и реальная информация совпадала. В противном случае вместо учета расходов на ГСМ вы получите дополнительные начисления. Если вы попадете в такую ситуацию, то оспорить информацию ГИБДД будет практически невозможно, а как следствие – отказ заявке на вычеты по НДС, вы даже не сможете рассчитывать на расходы по ГСМ или зарплату водителю. Можно, конечно, сослаться на недобросовестность водителя, но доказать это будет достаточно сложно. Остается только рассчитывать на ошибки при заполнении бланков в ГИБДД, что тоже маловероятно.