Вебинар для таксопарков и транспортных компаний от компании ID20

Основной принцип системы ID20 - полная автоматизация и полная прозрачность всех бизнес процессов в автопарке. Мы стремимся максимально упростить и автоматизировать любые рутинные действия в вашем автопарке, чтобы вы тратили время не на бессмысленное заполнение документов, а на решение реальных бизнес-задач и повышение вашей эффективности.

Принципы работы в системе ID20

Работа в системе начинается с внесения в аккаунт транспортных средств и пользователей. Транспортные средства могут быть внесены как вручную так и при помощи импорта из таблицы. Пользователи также вносятся или таблицей, или подгружаются вместе с интеграцией из вашего агрегатора заказов (важно, чтобы в этом случае у них были заполнены номера телефонов).

Транспортные средства

В карточку транспортного средства могут быть внесены все важные данные и характеристики, необходимые для вашего бизнеса. В карточке содержится вся необходимая информация о транспортном средстве, состояние, коробка передач, цвет, использованные виды топлива, пробег, техническое обслуживание, технический осмотр, объем двигателя в общем, любая информация с которой вы работаете. Рецензии такси, если автомобиль взят в лизинг, лизинговые договоры, данные о покупке-продаже автомобиля, о его местоположении, принадлежностей к юридическому лицу и так далее. Сохраняя данные ПТС, СТС, КАСКО, ОСАГО, ДАГО и прочих, система автоматически отслеживает сроки окончания документов и предупреждает вас в случае, если требуется заменить страховой полис, водительское удостоверение, медицинскую справку и так далее.

Закрепление пользователей

После того как пользователи автомобилей загружены, их необходимо закрепить. Вы указываете дату закрепления, режим смен (индивидуально для каждой компании), настройки аренды автомобиля, депозитов, страховок, бонус выходного дня и прочее. Вы также можете сдавать сотрудникам в аренду материальную собственность, например, планшеты вместе с автомобилем.

Закрепив пользователей, настраивается календарь смен, который определяет, кто и когда работал на транспортном средстве. В календаре хранится вся история пользования автомобилем и в случае, если в систему поступает штраф, вы можете быстро "найти виновного" и списать этот штраф с его счёта. Любая смена может быть откреплена от водителя, продлена или сокращена, если он приехал раньше или позже. То есть всё происходит автоматически, максимально прозрачно и максимально быстро.

При закреплении/откреплении водителей автоматически генерируется акт приема-передачи, договор аренды, договор о расторжении, договор о компенсации взаиморасчётов и акт возврата автомобиля. Таким образом вам не требуется больше работать с договорами в ручную, вы подгружаете в систему шаблон договора заранее, система автоматически загружает в него все необходимые данные, и всё что от вас требуется в дальнейшем - это только подписывать документы!

Акты приема-передачи автомобиля также генерируются в системе автоматически с возможностью подгрузки информации из предыдущего акта. Акт может быть подписан в электронном виде, в том числе он и водителем, если он имеет доступ к системе. Для более быстрого доступа используются QR-коды, сканируя который, вы сразу же попадете на электронную страницу акта конкретного автомобиля и можете внести в него какие-либо изменения. Так что передача автомобиля водителям будет быстрой и удобной.

Работа с водителями

Система ID20 хранит всю информацию не только по автомобилям, но и по пользователям - водительские удостоверения, паспортные данные, номера телефонов, email адреса, закрепленные автомобили, медицинские карты и так далее. По этим данным вы можете проверить каждого пользователя через ГИБДД и через ФССП. Благодаря тому, что система хранит всю историю финансовых операций, ваши сотрудники, зайдя в личный кабинет, могут посмотреть баланс, списания, приходы денег за заказы, компенсации, списывание аренды и так далее. По каждому списанию предоставляется "основание", детали которого можно узнать нажав на нужный заказ, что значительно ускорит решение спорных ситуаций. В случае, если у водителя образовался крупный долг (например, за повреждение мавтомобиля), вы можете прикрепить на его личный кабинет непрофильную задолженность, которая будет постепенно списываться с его основного баланса. Например, водитель должен компании 100 000 рублей за ремонт автомобиля. Вы можете указать в настройках задолженности, чтобы ежедневно с его основного баланса списывалось по 1000 рублей. Таким образом водитель не уйдет в слишком большой минус и сможет чуть более чем за 3 месяца погасить свою задолженность.

Система отчетов

Одна из важнейших функций системы ID20 - ведение отчетности. Теперь вам не придется тратить время на составление отчетной документации. Вы просто заходите в соответствующий раздел, открываете полный сводный отчет и видите, что происходит с вашим таксопарком. Вы можете просмотреть эффективность таксопарка по арендо-дням - в какие дни автомобиль простаивает, в какие дни есть оплачиваемые и не оплачиваемые смены, выписаны ли путевые листы, находится ли автомобиль в ремонте, простаивает он по причине ДТП и так далее; эффективность по доходам - плановую сумму аренды, суммы поступлений, то есть увидеть полную картину того, как зарабатываются и тратятся средства нашего таксопарка, и отследить динамику.

Применяя различные фильтры, вы можете получить отчеты по любым необходимым параметрам, анализировать данные и на их основе быстро принимать эффективные управленческие решения.

С помощью специальных настроек вы можете запрограммировать систему таким образом, чтобы ежедневные сводные отчеты по автопарку приходили вам на почту ежедневно по итогам прошлого дня. Таким образом вы экономите свое время и всегда находитесь в курсе событий.

Личный кабинет

Все права и доступы имеют гибкую систему настроек. В зависимости от ваших пожеланий, ваши водители могут получить доступ к системе и централизованно просматривать все свои заказы из агрегаторов, пользуясь этим данными для сверки. Например, имея доступ к модулю ремонта, они могут самостоятельно оставлять заявки, которые в дальнейшем будут отправлены на модерацию. После этого система отмечает в какой период автомобиль пробыл в ремонте и сколько средств на него было затрачено. Следовательно, в дальнейшем, вы также можете сгенерировать отчет и узнать во сколько вам обошлись ремонты транспортных средств в конкретный период.

Путевые листы

Известно, что путевой лист - главный документ путевой отчетности и от правильности его заполнения зависят результаты проверок и работа компании в целом. Программа ID20 позаботиться о всех нюансах и возьмет всю работу на себя.

Вы просто нажимаете кнопку "Создать путевые листы", указываете дату начала и окончания группы, автомобиль и данные водителя. Система проверяет смены в соответствии с календарем, подгружает данные по пробегу, выпуску на линию механиком, информацию о предрейсовом и послерейсовом медосмотрах, после чего путевой лист готов к печати. Также можно распечатать журнал путевых листов: указываете дату начала и конца периода, выбираете одно из ваших юр. лиц или все юр. лица и пожалуйста - у вас готов журнал путевых листов! Все просто, быстро, и серьёзно облегчает сбор данных при проверках.

Работа с контрагентами

Система способна вести учет всех ваших контрагентов, будь то сервисные службы, страховые компании и проч. Если у вас есть постоянные партнеры, например сервисный центр, в котором вы производите ремонт, вы также можете дать ему доступ к системе, чтобы он отслеживал ваши заявки и планировал объём работ, при этом вам не придется специально тратить время на передачу этой информации.

Безопасность движения

Специально разработанный модуль системы ID20 Безопасность дорожного движения содержит все данные о произошедших ДТП и повреждениях ваших автомобилей. В справку о ДТП подгружаются файлы, объяснительные записки, справки, фото с места происшествия, данные о суммах, выплаченных страховой компанией и так далее. Более сложная форма представляет собой Извещение о ДТП.  Для крупных организаций существует возможность предоставлять данные внутренней комиссии для рассмотрения причин ДТП, формировать собственный справочник причин ДТП, проводить внутренние расследования, разъяснительные работы с сотрудниками и так далее.

Вся информация о штрафах автоматически подгружается в систему с порталов ГИБДД, ГИС ГМП, МАДИ, Судебных приставов. Штрафы могут быть оплачены прямо вручную, списаны из личного кабинета или переданы в бухгалтерию для формирования автоматической выгрузки в бухгалтерскую систему или сразу в банк-клиент.

Кроме того, поскольку сейчас для многих таксопарков очень актуально решение задач по повышению безопасности движения и уменьшению количества поступающих штрафов, вы можете настроить систему таким образом, чтобы штрафы, которые приходят со скидкой, списывались с водителя в полном объеме, тем самым мотивируя сотрудника меньше нарушать.

Благодаря специальным настройкам, все извещения, напоминания и уведомления приходят на электронную почту пользователя автоматически.

Заключение

В программе ID20 очень гибко все настраивается. Сейчас система настроена на эффективное ведение стандартных бизнес-процессов, актуальных для реальных действующих таксопарков. Вы можете пользоваться напрямую ими, а можете вносить свои изменения.

Коллеги, присоединяйтесь к автоматизации. Повышайте вашу эффективность. Давайте работать эффективно вместе с программой ID20 для автоматизации учета и управления корпоративным автопарком. Всем спасибо!

Посмотреть вебинар можно здесь