Учет расходов на служебный автомобиль

Для того чтобы максимально оптимизировать учет ГСМ, в первую очередь,  необходимо организовать их списание в соответствии с разработанными Минтрансом РФ нормами. Избежать проблем, связанных с расчетом вычета НДС можно предъявляя налоговому инспектору документы подтверждающие покупку топлива, посещение шиномонтажа и оплату мойки. Кроме этого, не лишним будет ознакомиться  с распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций» и приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152«Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». 

Рекомендации в этой статье пригодятся компаниям, работающим по «упрощенке», а так же тем, чей автопарк насчитывает больше, чем пару автомобилей.

Если компания приобрела небольшой микроавтобус для доставки продукции клиентам или автомобиль представительского класса, то конечно одной покупкой дело не ограничится. Не стоит забывать про расходы на ГСМ, шиномонтаж, страховку и техническое обслуживание автомобиля. Главной целью бухгалтера является учесть эти расходы с максимальной выгодой для компании. Если это первый автомобиль в автопарке, то отображать его нужно как основные средства, поэтому первоначальную стоимость необходимо суммировать с дополнительным оборудованием, установленным в салоне. Так же к этим расходам можно причислить и средства, затраченные на регистрацию автомобиля в ГИБДД.

Как учитывать расходы на страхование

Первое, что необходимо сделать, приобретая автомобиль, это выплата страховой премии по договору ОСАГО. Так же не лишним будет заключить договоры добровольного страхования от ущерба и угона КАСКО. При составлении налоговой отчетности, эти расходы будут относиться к «прочим». При этом затраты на ОСАГО следует учитывать в соответствии с тарифами прописанными постановлении Правительства РФ от 8 декабря 2005 г. № 739.Затраты на КАСКО – в фактическом размере, исходя из пункта 3 статьи 263 Налогового кодекса РФ.

Если полисы приобретены на год, то затраты будут учитываться пропорционально. В случае уплаты в рассрочку их необходимо распределить по количеству календарных дней в отчетном периоде. При этом стоит помнить, что расходы на приобретение полисов расширенной автогражданской ответственности (ДСАГО) нельзя списывать при расчете налога на прибыль, в соответствии с главой 25 НК РФ.

Списание расходов на ГСМ

Средства, затраченные на покупку топлива, на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ относят к материальным расходам. В случае, если  расход ГСМ подтвержден чеками и путевыми листами, то эти затраты можно учитывать при расчете налога на прибыль. При этом компания имеет право руководствоваться нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 г. № АМ-23-р.

Для того чтобы расходы на топливо можно было поставить к вычету НДС необходим путевой лист. Это главный документ первичной документации, на его основании ведется учет всех расходов и параметров транспортных средств в автопарке.

При этом необходимо строго следить за правильностью заполнения и полным перечнем необходимых реквизитов, иначе в обратном случае налоговая инспекция снимет расходы на топливо и вычеты по НДС.

При оформлении путевых листов компания имеет право использовать как готовые шаблоны, так и разработать собственные бланки с учетом специфики конкретного бизнеса. Выдаются путевые листы не более чем на одну рабочую смену, а максимальный срок действия путевки не превышает одного месяца.

Оплата топлива

Оплата топлива может производиться тремя разными способами: за наличные, талонами или топливными картами. Карты и талоны имеют много общего. Они бывают как денежные- с ограничением на стоимость ГСМ, так и литровые-на определенный объем топлива. В первом  случае талоны необходимо учитывать как бланки строгой отчетности, во втором - как денежные документы. При использовании топливных карт от поставщика потребуется акт и подробный отчет о дате и количестве отпущенных ГСМ.

Подводя итог можно сделать несколько выводов:

• Средства за полисы КАСКО и ОСАГО необходимо списывать равномерно, распределяя по количеству календарных дней.

• Расходы на ГСМ необходимо учитывать в рамках норм, утвержденных Минтрансом РФ. Либо данными  завода изготовителя.

• Приобретая топливо за наличные средства лучше всего предоставить подотчетнику доверенность, что позволит избежать проблем с вычетом по НДС.

По материалам: http://www.glavbukh.ru/art/20289#ixzz3InadH9xA