Уровни автоматизации управления автопарком

Постоянный рост цен на топливо приводит к росту себестоимости товаров и услуг во всех отраслях экономики. Однако, компенсировать рост затрат на ГСМ простым повышением цен для конечных потребителей не всегда возможно. Следовательно, бизнесу нужно искать другие способы сохранения уровня прибыли. Например, за счет повышения эффективности управления затратами на грузоперевозки, которая достигается за счет использования современных систем управления автомобильным парком.

Работа в этом направлении особенно важна для компаний-производителей и дистрибьюторов товаров широкого потребления, ежедневно доставляющих грузы десяткам и сотням клиентов.

Скорость и точность принятия решений в управлении корпоративным транспортом являются критически важными. Современные средства автоматизации управления автопарком стали незаменимыми инструментами решения подобных задач. Однако, любая информационная система является всего лишь инструментом, помогающим оптимизировать бизнес-процессы. Без должной административной поддержки (разработки регламентов, мотивационных схем, изменения сложившихся бизнес-процессов), внедрение системы управления может оказаться не только бесполезным, но и вредным.

Прежде чем приступать к внедрению системы управления, заказчик и разработчик должны четко представлять себе цели автоматизации. Цели формируются заказчиком исходя из объема грузоперевозок, размера и структуры автопарка, количества клиентов и стратегии развития бизнеса. Разработчик в свою очередь предлагает решение, которое основано на требованиях заказчика и своём опыте внедерения систем управления в других компаниях.

В зависимости от типа и масштаба бизнеса можно выделить четыре уровня автоматизации управления автопарком.

Первый уровень. Начальный.

Этот уровен автоматизации характерен для небольших компаний, у которых автопарк насчитывает не более 2-3 автомобилей. Для управления таким парком обычно используется 1С:Бухгалтерия и Excel. Этого бывает достаточно для фиксации фактических расходов, подготовки бухгалтерского учета в траспортной компании, транспортных документов, ведения учета трудозатрат водителей и экспедиторов и расчета зарплаты. Контроль расхода топлива и пробега ведется на основе предоставляемых водителями данных и кассовых чеков. Планирования расходов нет. Проблемы решаются по мере появления. При увеличении автопарка до 5-8 единиц процессы управления усложняются и компания вынужденно переходит на второй уровень автоматизации.

На втором уровне появляется необходимость планировать работы по техобслуживанию и ремонту, контролировать трудозатраты и пробег. Появляется отдельная штатная единица — “диспетчер”, который отвечает за формирование путевых листов и распределение заданий между водителями, следит за движением транспорта (чаще всего по телефону), формирует отчеты для бухгалтерии и руководства. Для управления парком на этом уровне используются специализированные программы и сервисы, такие как FMS или 1С: Управление автопарком.

Третий уровень автоматизации управления.
В компаниях с размером автопарка 12-15 единиц контролировать работу водителей и перемещение транспорта силами одного диспетчера становится затруднительно. Внедрение спутниковых систем слежения GPS/ГЛОНАСС позволяют упростить контроль за перемещением траспорта, график доставки грузов, соблюдение служебной дисциплины. Для предотвращения хищений топлива используются топливные карты.

На четвертом уровне автоматизации находятся компании, для которых становится недостаточно всех перечисленых выше инструментов. Переход с третьего уровня на четвертый необходим в тот момент, когда увеличивается количество управленческих ошибок и сбоев в логистике, а затраты на эксплуатацию становятся чрезмерно высокими и сложнопрогнозируемыми. В такой ситуации отделу логистики необходимо внедрение системы автоматизированного планирования маршрутов, а транспортному отделу профессиональной системы управления, объединяющей инструменты трех предыдущих уровней. Одним из наиболее удачных примеров программы для автопарка является ID20, которая объединяет в себе систему спутникового мониторинга автотранспорта, систему онлайн-приема и обработки заявок, учет рабочего времени и ГСМ, а также систему электронных путевых листов и формирования бухгалтерских, финансовых и управленческих отчетов. Объединение такого большого набора инструментов в одной системе управления позволяет сократить расходы на управление и эксплуатацию автопарком на 20-30%.

Чтобы бесплатно протестировать систему управления автопарком ID20 позвоните по телефону 8 (495) 984-04-14 или зарегистрируйтесь