Юридическая значимость электронного документооборота

Что вообще подразумевается под понятием юридическая значимость документа? Как для бумажного, так и для электронного документа – прежде всего это его способность иметь доказательное действие, например, в арбитражных судах.

Из определений ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» юридическая сила документа - это «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Что гарантирует юридическую силу документа? Прежде всего, он должен быть оформлен в соответствии со всеми  установленными стандартами делопроизводства и иными нормативными актами, а так же содержать все определенные законом реквизиты. Во-вторых, в нем должна четко соблюдаться правомочность, то есть право какого-либо должностного лица подписывать подобные документы. И, в-третьих, правовой статус документа должен быть обеспечен гарантией его подлинности и целостности.

В связи с тем, что бумажный документ более первичен, все условия его доказательной юридической силы распространяются и на электронные документы. Однако последний имеет ряд дополнительных условий, выполнение которых гарантирует его юридическую значимость, в связи с специфическим способом создания.

Для того чтобы электронный документооборот имел юридический вес, необходимо выполнение нескольких условий:

  • Руководитель должен зарегистрировать аналог собственной подписи, который будет обеспечивать подлинность документа и должен присутствовать на всех этапах его жизненного цикла( согласование, утверждение и пр.)
  • При создании электронной цифровой подписи необходимо использовать исключительно сертифицированные средства криптозащиты информации.
  • Необходимо разработать регламент использование электронной подписи , в котором будут изложены все моменты её использования в электронном документообороте.

Путевой лист является основным первичным документом учета работы водителя, маршрута автомобиля и расхода выдаваемых ГСМ.

Компанией SKT SOFT была разработана современная комплексная онлайн-система ID20, направленная на оптимизацию работы транспортного предприятия. Один из функциональных блоков системы предназначен специально для работы с путевыми листами. В нем возможно не только создавать путевые листы, но и формировать отчеты на основании информации, полученной из них. Все путевые листы оформляются с соблюдением законодательных норм и в случае возникновения в процессе деятельности организации каких-либо споров для доказательства фактов нарушений могут использоваться в качестве электронных документов.

Начните уже сегодня работать в системе, чтобы убедиться в ее эффективности. Позвоните по телефону 8(495) 984-04-14.