Упрощенные путевые листы легкового автомобиля 2014-2015 гг.

В данной статье речь пойдет о путевом листе - главном документе первичной путевой отчетности, который, однако, нужен далеко не каждому водителю. Часто руководители задаются целым рядом вопросов, связанных с особенностями оформления и использования путевых листов.

Сегодня бухгалтеры многих компаний полагают, что  путевые листы можно составлять в свободной упрощенной форме и  сразу за месяц. Причиной такого распространенного мнения стали письма Минфина России. Впервые о возможности ухода от использования унифицированной формы путевого листа было упомянуто в письме Минфина России от 20 сентября 2005 г. № 03-03-04/1/214, затем эта позиция была развита и в последующих письмах от 20 февраля 2006 г. и от 7 апреля 2006 г. Однако не только бухгалтеры, но и налоговые органы отнеслись к разъяснениям чиновников без должного внимания, не учтя тот факт, что в первую очередь речь шла о путевых листах легкового автомобиля.

Смысл рекомендаций официальных органов сводится к тому, что в зависимости от специфики деятельности компании бухгалтерия не обязана использовать унифицированные формы первичных учетных документов, а имеет право утвердить собственные, упрощенные путевые листы,закрепив их в учетной политике предприятия.

Собственные путевые листы можно оформлять ежемесячно, однако такие «привилегии» касаются только компаний не являющимся автотранспортными. В этом как раз и заключается одна их проблем, касающаяся того факта, что не существует четкого определения автотранспортных организаций, ведь часто к ним приравнивают и неспециализированные предприятия, имеющие автомобили.

Другая проблема в том, что путевой лист является унифицированным документом, утвержденным ПДД РФ и вряд ли инспектор ГИБДД  будет вникать в особенности учетной политики каждого конкретного предприятия.

Возможные трудности

Желание бухгалтеров упростить ведение путевой отчетности можно объяснить тем, что как правило ответственность за заполнение бланков ложится на их плечи.  При этом значение путевого листа не сводится лишь к учету ГСМ. После регистрации в журнале, он выдается водителю под расписку и находится при нем на протяжении всей поездки.

Кроме налоговых органов, путевыми листами интересуются инспекторы ГИБДД. В соответствии с пунктом 2.1.1 ПДД, водитель обязан иметь при себе путевой лист и в случае проверки предоставлять его работникам полиции по первому требованию. В первую очередь путевой лист необходим, если у водителя нет доверенности на право управления транспортным средством. В подобной ситуации «самостоятельный» упрощенный путевой лист доверенность не заменит, что грозит административным штрафом в размере 50 рублей.

Подводя итог вышесказанному можно заключить, что использование упрощенных  путевых листов допускается только для легковых автомобилей не производящих грузовые перевозки, и управление которыми осуществляется сотрудником по доверенности. Так же такие путевые листы могут использоваться в целях подтверждения расходов на горючее для налогообложения прибыли.

Согласно постановлению № 78, путевые листы необходимо хранить совместно с товарно-транспортными накладными (номера которых вписаны в соответствующие листы) для возможности их одновременной проверки. Кроме того, не стоит забывать, что путевые листы являются источником информации о работе водителя, а значит могут стать предметом проверки трудовой инспекции.