Учет расходов на ГСМ и топливо

Нормы расхода топлива устанавливаются организацией исходя из нормативов, установленных в ПТС, либо на основании Распоряжения Минтранса РФ.

Согласно 1 ст. 264 НК РФ, расходы на ГСМ относят к расходам, связанным с реализацией и производством. Так же организация имеет право отнести затраты на приобретение горюче-смазочных материалов к категории материальных расходов.

В Письме № 03-03-06/2/12 Минфин отметил, что нормирование расходов на содержание служебного автотранспорта Налоговым кодексом не предусмотрено. В связи с этим, всем организациям и компаниям, специализирующимся на перевозках необходимо в приложение к учетной политике утвердить документ, нормирующий  нормирование расходов топлива и ГСМ.

Документальное подтверждение

Подтвердить документально нормы расхода ГСМ возможно лишь на основании соответствующего приказа, путевых листов, а так же учетной политики фирмы. При этом стоит обратить внимание, что кассовые чеки, авансовые отчеты, накладные и иные документы, подтверждающие факт приобретения ГСМ, при составлении налоговых и бухгалтерских отчетов служить основанием для списания ГСМ и топлива в категорию расходов не могут.

Согласно Постановлению Госкомстата России № 78 в зависимости от вида автомобиля, существует несколько категорий путевых листов. В соответствии с новым законом «О бухгалтерском учете» предприятия получили право самостоятельно разрабатывать бланки документов первичной отчетности. Поэтому теперь подтвердить расход горюче-смазочных материалов можно на основании разработанных компанией документов, содержащих все реквизиты, либо с помощью путевых листов.

Как показывает практика,  совсем не редки те случаи, когда  показания спидометра или количество бензина в баке не совпадает с  данными, указанными в путевых листах. За такими расхождениями нужно тщательно следить, при этом было бы полезно лишний раз подстраховаться и иметь в наличии оправдательные бумаги, для объяснения этого факта. Например, подготовить документ о встрече агентов и смету представительских расходов, обосновав эксплуатацию автомобиля проведением переговоров.

Повышенный размер

Однако согласно распоряжению Минтранса России № АМ-23-р компания имеет право учитывать расходы на ГСМ в повышенном размере. Повышение норм при работе автотранспорта происходит в следующих случаях:

- В зимнее время года повышающий коэффициент колеблется от 5 до 20% и зависит от дорожных условий в разных регионах страны.

- При эксплуатации транспорта в опасных горных условиях коэффициент расхода топлива растет так же на 5 -20% с повышением значения высоты над уровнем моря.

- Городские условия, помимо обязательного наличия страхования каско, так же  налагает свои поправки на нормы расхода топлива. При численности населения до 100 тысяч, норма повышается на 5%, свыше 3 миллионов человек - на  25%.

- повышение норм 10%  характерно для автомобилей в стадии обкатки и для старого транспорта, находящегося в эксплуатации более 10 лет.

- Максимальное повышение норм до 50%, характерно лишь для работы в суровых климатических условиях.

В случае если условия работы попадают  одновременно под несколько категорий повышения коэффициента, то значение общего показателя равно сумме всех составляющих.

Перечень вычетов и надбавок к нормам расхода топлива устанавливается в каждом регионе индивидуально и зависит от климатических условий, состояния дорог и множества других факторов. Руководствуясь этими положениями,  руководитель предприятия, для регулирования расхода топлива может установить  специальный режим его использования в зависимости от характера эксплуатации автомобиля.

В налоговом учете

Траты на приобретение горюче-смазочных материалов, согласно 5 пункту 1 статьи 254 НК РФ принято учитывать в составе материальных расходов, либо относить к категории прочих затрат, связанных с содержанием служебного транспорта.

В целях налогообложения порядок учета топлива зависит от  характера его эксплуатации и производственного назначения. Эти особенности полезно подробно прописать в учетной политике компании, при этом списание топлива будет производиться на основании путевых листов.

И в бухгалтерском

При составлении бухгалтерского отчета существуют свои особенности. В нем расходы на приобретение ГСМ и топлива учитываются в зависимости от того, каким образом они были приобретены. Если деньги были выданы сотруднику на самостоятельное приобретение, то средства будут выдаваться на основании авансового отчета. Если топливо оплачивается по безналичному расчету, то она проводятся как «оплата ГСМ через расчетный счет».

Так же списание расходов на горюче-смазочные материалы будет зависеть от характера эксплуатации автомобиля: используется для доставки продукции, для обслуживания руководящего состава, для перевозки пассажиров, и пр. Эти особенности так же нужно отразить в учетной политике.