Учет расходов на горюче-смазочные материалы

Учет расходов на горюче-смазочные материалы и их обоснование в налоговом учете - больной вопрос для бухгалтерии большинства компаний. В данной статье мы расскажем, как и на каких основаниях можно уменьшить налог на прибыли по этим расходам.

Под горюче-смазочными материалами подразумевают:

  • топливо (дизельное топливо, бензин, сжатый или сжиженный газ);
  • смазочные компоненты (трансмиссионные, моторные  и специальные масла, смазки);
  • транспортные жидкости (охлаждающие и тормозные).

Если автомобили находятся в аренде, собственности или безвозмездном пользовании у организации, то она имеет право отнести расходы на ГСМ к себестоимости. Но все не так просто.

Нужны ли нормы

На сегодняшний день предельные нормы на отнесение расходов связанных с ГСМ к себестоимости никакими бухгалтерскими нормативными документами не установлены. Основанием для списания горючего является лишь наличие документов, подтверждающих факт его использования в производственных целях.

Руководством при проведении расчетов налогооблагаемой прибыли является глава 25 Налогового Кодекса РФ. Расходы на приобретение ГСМ относятся к расходам на содержание служебного транспорта, которые принято относить к прочим расходам, возникающим в связи с реализацией и производством. Расходы на содержание служебного транспорта не ограничены никакими нормами НК РФ, поэтому их списание происходит на основании фактических затрат, которые, согласно п. 1 ст. 252 НК РФ должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Согласно указаниям Минфина России, расходы на приобретение ГСМ в пределах нормы, определенной технической документацией к транспортному средству, при соблюдении требований перечисленных в п. 1 ст. 252 НК РФ, могут быть признаны в целях налогообложения.

Для обоснования расходов, компания имеет право разработать собственные нормы расхода горюче-смазочных материалов и специальных жидкостей, для своих транспортных средств с учетом индивидуальных особенностей. С их помощью можно организовать контроль над техобслуживанием, ремонтом и расходом топлива на автомобилях предприятия.

При разработке нормативов следует  учитывать характеристики конкретного автомобиля, существующую статистику, значения замеров расхода материалов на километр пробега, колебание расхода топлива, время года и пр. Обычно нормативы разрабатываются технологическим отделом самой компании и утверждаются руководством. В последствие, во избежание злоупотреблений и необоснованных расходов, с приказом следует ознакомить всех водителей.

Так же при разработке нормативов расхода горюче-смазочных материалов имеет смысл  принять ко вниманию «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» от 29.04.2003. В этом документе приведены базовые значения норм расхода топлива, а также нормативы по расходу смазочных масел. Показания расхода топлива установлены для каждой марки автомобилей индивидуально и привязаны к условиям их эксплуатации. Расход топлива на технические осмотры и регулировочные работы, в состав норм не включается.  Еще одним важным показателем является поправочный коэффициент, применяющийся в целях снижения или повышения исходного значения нормы в связи с воздействием внешних факторов.

Кроме того названным выше документом прописаны нормы расхода ГСМ на 100 литров общего расхода топлива и поправочные коэффициенты на условия эксплуатации машины. Расход охлаждающей и тормозной жидкостей определяется в числе заправок на один автомобиль.

Применять нормы, установленные Минтрансом России как единственно возможные не обязательно. Они не являются приказом и не зарегистрированы в качестве обязательного нормативного акта. Однако вероятность того. Что при проведении проверок налоговые органы будут ориентироваться именно на эти документы, достаточно высока. Ведь в том случае, если расходы на ГСМ организации превысят установленные Минтрансом нормы, то их экономическая обоснованность может вызвать сомнения. В принципе, это достаточно логично, так как минтрансовские нормы достаточно разумны и хорошо продуманны. И хотя изначально они не подразумевались для налогового учета, могут служить весомым аргументом в суде.

Поэтому эти нормы используются в качестве экономического обоснования в бухучете и имеют право применяться в целях налогообложения при вычислении налога на прибыль.