Учет расходов на горюче-смазочные материалы: путевые листы

Факт приобретения ГСМ еще не гарантирует их реального расхода на автомобиль в служебных целях. Весомым доказательством того, что  топливо было израсходовано именно в производственных целях, можно считать путевой лист, являющийся основанием для списания горючего на себестоимость.

В путевом листе указываются показания спидометра, расхода ГСМ и подробный маршрут следования, позволяющие подтвердить производственный характер транспортных расходов.

Для того чтобы документы первичной отчетности можно было принять к учету, они должны быть составлены в соответствии с унифицированной формой обозначенной в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 для учета работы транспортных средств утверждены следующие формы первичной документации:

1.  журнал учета путевых листов (форма № 8);

2.  путевой лист легкового автомобиля (форма № 3);

3.  путевой лист специального автомобиля (форма № 3 (спец.));

4.  путевой лист легкового такси (форма № 4);

5.  путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-с, форма № 4-п);

6.  путевой лист автобуса (форма № 6);

7.  путевой лист автобуса необщего пользования (форма № 6 (спец.));

8.  товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т).

Так как большинство компаний эксплуатирует служебные автомобили, легковые или грузовые, то и формы путевых листов используются соответствующие. Путевой лист грузового является главным документом для списания ГСМ, расчетов за перевозки грузов, начисления заработной платы водителю, а подтверждением производственного характера расходов. Путевые листы № 4-с и № 4-п выдаются водителю вместе с товарно-транспортной накладной. Сдельная форма используется при системе оплаты по сдельным ценам, повременная –при оплате по повременному тарифу и обычно применяется при перевозке груза в течение рабочей смены  к нескольким заказчика..

При перевозке грузов с повременной оплатой в путевой лист так же вписываются номера товарно-транспортных накладных и прикрепляется один их экземпляр. В случае проверки, все документы подлежат хранению в бухгалтерии в течение 5 лет вместе  с товарно-транспортными накладными и журналом учета путевых листов.

Выдачей путевых листов занимается диспетчер или любой другой сотрудник уполномоченный приказом руководства. В документе указывается дата выдачи, порядковый номер, печать организации, а так же точный маршрут следования автомобиля. Срок действия путевого листа ограничивается одной сменой, исключение составляют случаи, когда выполнение задания занимает более одних суток.

В вышеупомянутом письме Росстата подчеркивается, что всю ответственность за правильное оформление первичной документации несут лица отвечающие за её заполнение и эксплуатацию транспортных средств. Так же в письме сказано, что заполнению подлежат все реквизиты и рабочие, подписавшиеся под документом, несут ответственность за достоверность содержащихся данных.

Какие же данные должна содержать лицевая часть путевого лица. Рассмотрим это на примере путевого листа формы № 3.

На момент выезда из гаража показания спидометра должны совпадать с показаниями, указанными в конце последнего рабочего дня автомобиля, а  разница в показаниях на момент возвращения в гаража должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров.

Раздел "Движение горючего" заполняется исходя из показаний приборов и фактических затрат, с фиксацией остатков горячего на конец смены. Для определения нормы расхода горючего, необходимо умножить пробег автомобиля за смену на расход бензина в литрах на 100 км пробега, разделив полученный результат на 100.

Самыми важными показателями в путевом листе являются данные о времени выезда и возвращения машины, пункт назначения и количество пройденных километров. На их основании становится возможным включить стоимость израсходованного топлива в расходы и подтвердить служебное использование  транспортного средства. 

Несмотря на то, что в Постановлении № 78. Обязательное заполнение путевых листов предпринимателями не оговаривается, так как согласно статье 11 НК РФ они являются физическими лицами, МНС России в письме от 27.10.2004 № 04-3-01/665@ обращает свое внимание на то, что использование ими подобных документов необходимо.