Учет расходов на горюче-смазочные материалы: бухгалтерский учет

Расходы на приобретение ГСМ относятся к расходам связанным с обслуживанием перевозочного процесса. В эту сумму включаются все фактические затраты организации.

Бухучет организации представляет собой строгую отчетность о количестве и суммах расходующихся на горюче-смазочные материалы. Заправка транспортных средств производится по специальным картам или талонам. Если не касаться специфики изначального формирования стоимости топлива, то в общем можно сказать, что бухгалтер расписывает ГСМ по количеству, маркам и стоимости, что предусмотрено Планом счетов. Вообще рекомендуется использовать следующие группы отчетности:

• ГСМ на складах (бензин, газ, масло, дизельное топливо и пр.);

• Оплаченные талоны на бензин (масло, дизельное топливо);

• топлива в баках автомобилей, талоны у водителей и пр.

Так же, за аналитический учет выданных горюче-смазочных материалов отвечают и материально ответственные  лица, а именно -  водители автотранспорта.

Все поступающее горючее бухгалтер записывает в карту учета материалов № М-17. С учетом специфики бизнеса, организацией может быть разработана своя форма карты учета поступивших и списанных ГСМ, которая утверждается руководством организации.

Все расходы связанные с процессом перевозки отражаются в балансовом отчете «Основное производство», затраты на содержание автотранспорта организации списывают на себестоимость продукции и отражают в балансовом счете "Общехозяйственные расходы". При содержании автопарка, расходы, связанные с  его содержанием и эксплуатацией заносят в балансовый счет  "Вспомогательные производства".

Использование конкретного типа отчетности по затратам зависит от целей использования автомобилей и их вида: перевозил ли грузовой автомобиль грузы по заказу сторонних организаций или легковой автомобиль использовался исключительно для служебных поездок. В бухгалтерском отчете отражаются данные о фактически израсходованном количестве топлива, полученные на основании первичных документов.

При отпуске горюче-смазочных материалов в бухгалтерском отчете их оценка производится одним из ниже перечисленных способов:

•  по себестоимости единицы,

•  по себестоимости первых закупок,

•  по себестоимости последних закупок,

•  по средней себестоимости.

Наиболее приемлемый  способ обязательно должен быть зафиксирован в приказе об учетной политике организации, самым распространенным при этом является последний способ оценки. Так же бухгалтерам стоит обратить внимание на тот факт, что зачастую в баках автомобилей остается некоторое количество бензина, которое переходит в следующий месяц. Этот остаток следует обязательно учитывать в отдельном счете "Бензин в баках автомобилей".

Каждый месяц бухгалтер обязан проводить сверку результатов по расходу, выдаче и остатку горючего в баках транспортных средств. Если данные по расходам на ГСМ в налоговом и бухгалтерском отчетах будут различны, то организация, на основании п.7 Положения Минфина России от 19.11.2002 № 114н., будет вынуждена отражать постоянные налоговые обязательства.