Учет расхода топлива на предприятии. Оптимизация. Топливные карты и талоны

Учет расхода топлива. Как оптимизировать затраты и организовать качественный учет? Самым удобным способом учета является использование топливных талонов и карт.

Сегодня топливные талоны пользуются все большей популярностью в компаниях, имеющих автопарк.

Использование топливных талонов дает возможность формировать отчеты о заправках, которые позволяют получать информацию о том, где, когда и в каком объеме были погашены талоны. В случае завершения срока действия талонов, возможно произвести их перерасчет с продлением использования.

Преимущества использования топливных талонов:

  • фиксированная стоимость топлива на установленный договором срок
  • стоимость топлива ниже, чем на АЗС
  • организация оптимизированного учета топлива
  • безналичный расчет
  • документальное подтверждение всех расходов.

Топливные карты устроены иначе и имеют специальный магнитный чип. По принципу работы топливная карта напоминает кредитную, может пополняться и дает возможность получать информацию об оставшемся количестве литров на счету.После заправки водителю выдается чек, в котором отмечен факт снятия денег с топливной карты. Пополнить карту можно только предварительным платежом, что гарантирует конфиденциальность информации о количестве денежных средств.

Топливные карты позволяют контролировать расходы, успешно применяются многими предприятиями, и выдаются сотрудникам в зависимости от регулярности рейсов. Карты позволяют существенно снизить расходы на бензин, удобны в использовании и принимаются на большинстве автозаправочных станций. При расчете картой водителю выдается чек, где указан объем горючего. Кроме того, в конце отчетного периода в компанию приходит подробный отчет обо всех произведенных операциях по каждой карте. Это позволяет вести двойной контроль над приобретением топлива. Так же неоспоримым преимуществом карты является возможность передачи ее другому сотруднику, например, если один из водителей уходит в отпуск.

Другим преимуществом топливных карт является отсутствие возможностей для проведения водителем денежных махинаций – безналичная система оплаты не зависит от разницы цен на заправках.

Топливные карты особенно актуальны в организациях имеющих собственный автопарк. На карту начисляется определенная сумма, доступная к использованию за одни сутки. Даже утеря карты не является проблемой - пин-код известен лишь водителю. При наличии четкого графика и заранее определенного маршрута - это очень удобно: водителю не приходится возить с собой наличные деньги и собирать талоны, а руководство имеет возможность полностью взять под контроль расход топлива.