Учет путевых листов

Путевой лист-это самый важный первичный документ при ведении путевой отчетности. На его основании производится списание горюче-смазочных материалов,  определение расходов и начисление заработной платы водителям. При ведении документации необходимо тщательно следить за оформлением и правильным заполнением всех реквизитов, иначе это может повлечь  проблемы  при налоговых проверках.

Чтобы избежать возможных неприятностей, достаточно следовать нескольким приведенным ниже рекомендациям.

Совет № 1. Будьте внимательны при составлении путевых листов, следите за правильностью данных и разборчивости почерка. Это позволит сократить налог на прибыль компании за счет расходов на ГСМ. Корректно заполнить путевой лист поможет система ID20. Данный продукт был создан специально для управления корпоративным автопарком и позволяет вести путевую документацию в электронном виде. Все формы соответствуют требованиям  современного законодательства и дают возможность выбрать необходимую.

Избежать, или хотя бы свести к минимуму, ошибок связанных с неразборчивым написанием каких-либо реквизитов поможет использование готовых справочников маршрутов, населенных пунктов, водителей и пр. Ведение  автоматизированного учета путевых листов и расхода ГСМ актуально по двум причинам:

  • Это гарантирует снижение размера налогообложения на прибыль;
  • Позволяет вести контроль расходов на ГСМ с учетом постоянно растущих цен на топливо.

Совет № 2. Применяйте нормативы расхода ГСМ - это даст возможность вести контроль над затратами средств на ГСМ в организации. Минтрансом РФ от 14 марта 2008 года установлены нормативы и каждая организация должна самостоятельно решить, применять их или нет. Ясно, что в каждом случае ситуация индивидуальна, однако ориентация на  определенные нормы позволяет скорректировать её при возникновении возможных отклонений.

Система ID20 дает возможность организовать автоматизированный контроль расходов на горюче-смазочные материалы и получать необходимые отчеты по заданным параметрам. Анализируя отчеты,  руководитель компании может осуществлять контроль и оперативно реагировать, не допуская появления  утечек ГСМ и неконтролируемых списаний.

Совет № 3. При отклонении от установленных норм необходимо произвести   тщательную проверку и выяснение причин.  Возможно, при расчете нормативов не был учтен один из факторов, влияющих на расход топлива. При этом не забывайте, что  все отчеты следует анализировать в рамках временного промежутка, по сравнению с последующими или предшествующими показателями. При этом повышение расхода не всегда свидетельствует о нелегальной утечке топлива. Возможно, не учтены зимние нормативы, дорожные условия, нагрузка и пр.

Формируя в системе ID20 отчеты по необходимым показателям, вы сможете сравнивать их и осуществлять контроль за расходом ГСМ за любой промежуток времени.

Чтобы получить доступ к системе электронного управления корпоративным автопарком просто  позвоните по телефону +7(495)984-04-14 или подайте заявку на главной станице системы.