Учет приобретения топлива по талонам

Многие автопредприятия практикуют заправку своих автомобилей  по талонам, которые можно расценивать как эквивалент денежных средств. При этом зачастую АЗС, отказываются выдавать кассовые чеки, ссылаясь на   безналичность подобных расчетов. В этих случаях возникает закономерный вопрос: какими же документами в целях налогового или бухгалтерского учета может быть подтверждена заправка конкретного автомобиля по талонам и факт приобретения топлива в принципе. Обязательно ли наличие кассового чека АЗС?

Приобретение топлива по талонам производится на основании договора купли-продажи с владельцем АЗС. Передача талонов предприятию производится только после поступления средств в счет оплаты определенного  количества бензина конкретной марки. При этом список автозаправочных станций, где производят отпуск топлива по талонам данного продавца, обычно приводится в договоре  с указанием их адреса.

Согласно нормам Гражданского Кодекса РФ, в договоре так же можно установить момент перехода права собственности на горюче-смазочные материалы  во время заправки автомобилей, либо в момент передачи оплаченных талонов покупателю.

Документальное подтверждение приобретения ГСМ

Каждое действие, касающееся хозяйственной деятельности  предприятия, подлежит обоснованию первичным учетным документом, который обязан содержать все реквизиты, предусмотренные Законом N 402-ФЗ. Формы документов, предназначенных для первичной отчетности, утверждаются руководителем и должны быть отражены в учетной политике предприятия.

Согласно НК РФ в целях налогообложения расходами признаются документально подтвержденные и обоснованные затраты, направленные на получение дохода. При этом неверное оформление или полное отсутствие первичных учетных документов может повлечь невозможность признания тех или иных затрат в целях налогообложения.

Рассмотрим факт приобретения бензина.

Для подтверждения факта расхода денежных средств на приобретение ГСМ необходима выписка из банка с платежным поручением на их перечисление. Получение топлива организацией, в свою очередь можно подтвердить товарной накладной формы N ТОРГ-12. Она оформляется поставщиком в момент перехода права собственности на топливо.

Если право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки автомобилей, то в конце месяца поставщик выписывает накладную на то количество бензина, которое было  получено фактически. Для этого АЗС предоставляет ведомость за указанный месяц о выданном топливе, которая может служить подтверждением отпуска определенного количества бензина.

Если же право собственности на ГСМ переходит в момент передачи покупателю талонов на оплаченное количество топлива, то тут же составляется и товарная накладная. При этом приобретенные горюче-смазочные материалы остаются у поставщика на ответственном хранении.

Помимо прочего, на основании  погашенных талонов стороны могут по итогам расчетного периода составить акт взаиморасчета

Кассовые чеки при использовании талонов

Оплата нефтепродуктов на АЗС при помощи талонов или любых иных документов, подтверждающих оплату определенного количества топлива, считается косвенной безналичной оплатой. Представители налоговой инспекции пояснили, что при безналичной оплате нефтепродуктов, автозаправочные станции все - равно обязаны  пробивать контрольно-кассовые чеки и выдавать их покупателям. Либо указывать в чеке только  количество отпущенных литров топлива без указания их стоимости.

Что касается топливных карт, то на сегодняшний день арбитражные суды придерживаются мнения, что при их денежных расчетов между АЗС и держателем карты не происходит. Так согласно ст.5 Закона N 54-ФЗ кассовый чек выдается в момент оплаты, в данном случае- перечислении средств на расчетный счет. Топливная карта  не является платежной и служит лишь для учета количества отпущенного нефтепродукта.

Можно полагать, что судебные постановления относительно топливных карт может быть справедливы и в случаях заправки автомобилей по талонам, так как при их использовании денежных расчетов не происходит.

Учитывая вышесказанное, выдача кассового чека поставщиком не является обязательной.

К сведению:

Обратите внимание, что для списания ГСМ только лишь документов, подтверждающих их приобретение и оплату недостаточно. Основным документом, подтверждающим расход горюче-смазочных материалов, является путевой лист. В случае отсутствия чеков, подтвердить расходы на приобретение топлива могут накладные поставщика, путевые листы, ведомости выдачи топлива, либо платежные поручения об оплате.