Учет движения путевых листов в электронном виде

Если ваша компания до сих пор ведет учет движения путевых листов в бумажном виде, от руки записывая их в путевой журнал, то вы безнадежно совершенно отстали от времени. Сегодня большинство российских компаний, владеющих собственным автопарком, перешли на безбумажную бухгалтерию. Теперь для оформления путевого листа водителю больше не приходится заезжать в гараж – достаточно подключиться к программе с любого устройства, имеющего выход в интернет.

По нашим законодательным правилам использование корпоративного автотранспорта без оформления путевого листа запрещено. Путевый лист – это важный документ, который является основанием для списания ГСМ и для начисления заработной платы водителям. Он используется для формирования бухгалтерской отчетности, а кроме того в нем содержится информация, анализ которой дает представление об эффективности работы автопарка в целом.

Какие данные должен содержать путевой лист  в обязательном порядке:

  • порядковый номер документа и дату его выдачи
  • время выезда машины из гаража и прибытия обратно
  • государственный регистрационный номер автомобиля
  • данные о водителе
  • показания спидометра до и после поездки
  • отметка о техническом состоянии автомобиля
  • отметка о медработника о состоянии водителя
  • маршрут поездки
  • цель поездки

Особенно важны последние два пункта. Часто из-за невнимательного или небрежного заполнения этих граф путевые листы при налоговой проверке признаются недействительными – а значит, средства, потраченные на эту поездку, нельзя списать в расходную часть компании.

Все привыкли к тому, что путевые листы оформляются диспетчером, выписываясь на стандартном бумажном бланке. Это самый главный первичный бухгалтерский документ, служащий для учета работы автотранспорта. Он является основанием для проведения большинства бухгалтерских расчетов – начисления заработной платы, учета расходов на горюче-смазочные материалы, расчет амортизации. Но самое главное для чего необходим путевой лист  – это списание денежных средств, потраченных на покупку топлива. Только с помощью этого документа можно подтвердить, что  автомобиль использовался исключительно в  служебных целях.

Однако мир не стоит на месте, и бумажные носители вытесняются электронными. Возможно ли полностью перейти на компьютерное обслуживание и избежать бумажной волокиты?

Наиболее оптимальным решением для ведения электронных путевых листов стало бы использование мощного интерактивного средства с простым и понятным интерфейсом. Программа должна вычислять разницу времени в часах между выездом и возвратом машины в гараж, вести учет посменной работы водителей, определять расход топлива, а главное формировать отчеты по любому из имеющихся параметров.

Система электронного управления корпоративным автопарком ID20  отвечает всем этим требованиям. Она позволяет перевести всю документацию в электронный вид, и использовать информацию для аналитического учета и планирования.

«Плюсы» ведения электронных путевых листов на ID20:

  • ID20 – это не программа, а значит не требует установки, отладки и устранения неисправностей
  • подходит для любого вида бизнеса, позволяя учесть специфику деятельности компании
  • не требуют особых знаний и навыков
  • экономия средств - путевые листы могут оформлять сами водители
  • все данные могут выгружаться в систему 1С-бухгалтерия и использоваться для ведения отчетности

С системой ID20 электронные путевые листы – это реально! По вопросу подключения к системе электронного управления корпоративным автопарком позвоните по телефону 8 (495) 984-04-14.