Типичные ошибки при оформлении путевого листа

Обычно, в каждой организации есть собственные или арендованные транспортные средства. Чтобы подтвердить производственную направленность транспортных расходов компания должна вести отчетность при помощи путевых листов. Часто, неправильное заполнение документов приводит к спорам с налоговой инспекцией и в итоге- к значительным доначислениям. Как же правильно оформить путевой лист, чтобы избежать дальнейших проблем?

Путевой лист относится к первичным документам отчетности по контролю работы водителя и учету использования транспортного средства. Если кассовые чеки с автозаправочной станции подтверждают факт покупки ГСМ, то путевой лист- подтверждает именно расход топлива.

Если основные реквизиты путевого листа не заполнены, то расходы на ремонт, обслуживание автомобиля и расходы на ГСМ не будут носить производственный характер. В связи с этим, отнестись к заполнению путевого листа следует со всей серьезностью.

В графе «Задание водителю» диспетчер должен указать, в чье распоряжение поступает автомобиль, адрес и ответственное лицо. Механик, в соответствии с показаниями спидометра, указывает количество пройденных километров на момент в выезда автомобиля из гаража и по возвращении. При этом, показания  спидометра на следующий день должно соответствовать предыдущим.

Самое трудное в этом деле добиться ответственного отношения к заполнению путевых листов от всех ответственных лиц. Перечислим ошибки, которые в дальнейшем могут вызвать претензии со стороны налоговых органов.

Ошибка 1.

Отсутствие подписи и расшифровки ответственных лиц.

Следует помнить, что ответственность за правильность оформления и надлежащее составление первичных документов несут лица их подписавшие.

Ошибка 2.

Отсутствие данных о времени возвращения в гараж.

Отсутствие такой информации говорит о том, что водитель закончил выполнение задания, а автомобиль не вернул. Это влечет за собой расхождение в данных указанных на лицевой и оборотной сторонах путевого листа.

Ошибка 3.

Отсутствие информации о том, на какой заправке производилась выдача ГСМ и их количество.

Учету горючего в путевом листе посвящен отдельный раздел. Здесь указывается какое количество бензина было до выезда и по возвращению, сколько было израсходовано, на какой АЗС производилась заправка. Чек прикрепляется к авансовому отчету, а в путевом листе ставится отметка о количестве приобретенного топлива и данные о характере расчета («за наличный расчет» или «по карте»).

Ошибка 4.

В графе «Расход по норме» отсутствует норматив расхода топлива автомобиля, и показания о конкретном маршруте - «факт», «экономия», «перерасход».

Ошибка 5.

Графа «Место отправления и назначения» заполнены не верно. Здесь следует указать подробный адрес и название организации. Пункты назначения желательно обозначать более четко, избегая общих слов типа: «по городу», «по области», так как это затрудняет обоснование для списания бензина. Поэтому в путевом листе либо в приложении к нему следует подробно расшифровывать маршруты поездки.

Ошибка 6.

В путевом листе отсутствует время возвращения водителя, что не позволяет получить точные данные о продолжительности времени работы водителя. Без этих данных нельзя определить, где и когда находился водитель и сколько времени у него ушло на дорогу.

Ошибка 7.

Нет данных о километраже. Для каждого пункта назначения водитель должен, на основании показаний спидометра, указывать пройденный километраж.

С учетом перечисленных наиболее распространенных ошибок, каждая организация, имеющая в своем распоряжении автомобильный транспорт, может организовать  систему отчетности и следить за правильным заполнением  путевых листов с указанием всех необходимых данных.