Существует ли программа для заполнения путевых листов?

Любая организация, в чьем распоряжении имеется хотя бы небольшой автопарк, сталкивалась с такой проблемой как путевые листы. Путевые листы считаются первичными бухгалтерскими документами, поэтому к их оформлению нужно относиться самым серьезным образом правильно заполнять, подписывать, вовремя закрывать и выписывать необходимую информацию – пробег машины или время работы водителя. Как правило, делает это не программа по заполнению путевых листов, а диспетчер или специально назначенный для этого сотрудник. Можно ли как-то облегчить или автоматизировать этот процесс?

В чем проблема

Обычно путевой лист выписывают на один день или одну смену работы водителя. Чтобы получить следующий путевой лист, водителю нужно сдать предыдущий. Выписываются путевые листы лишь в одном экземпляре. Закрытые путевые листы необходимо регистрировать в Журнале регистрации путевых листов и хранить пять лет. Путевой лист является основным документом, подтверждающим расход топлива и масел. Списание горюче-смазочных материалов бухгалтерия производит ежемесячно. Бухгалтер получает путевые листы, проверяет правильность их оформления и на их основании списывает израсходованный бензин. Во время проверок налоговых органов при отсутствии путевого листа, или необходимой информации в нем, расходы ГСМ признаются неподтвержденными.

В случае, когда путевые листы заполняются от руки, информация из них используется лишь однажды – для списания ГСМ. В дальнейшем они становятся бесполезными – их складируют и хранят на случай инспекционных проверок. А ведь путевой лист содержит много ценной информации для руководителя автопарка. Он дает возможность увидеть объективную картину работы каждого водителя и автопарка в целом – сколько водитель работает, с какой скоростью и с каким качеством. Эти данные практически невозможно проанализировать, если только не будет использована программа по заполнению путевых листов.

Выход есть

Такая программа существует. Точнее не программа, а комплексная система по работе с путевыми листами, которая позволяет:

• свободно проводить планирование и контроль деятельности сотрудников

• учитывать ТОЧНОЕ время начала и окончания рабочего дня сотрудников

• вести контроль остатков и расхода топлива по каждому водителю или каждой машине

• осуществлять планирование  техобслуживания машин автопарка

• отправлять клиентам каждую неделю количество отработанных часов его водителя, чтобы получить подтверждение о затратах времени

Это всего лишь один функциональный блок портала электронного управления корпоративным автопарком ID20, подключившись к которому вы сможете оптимизировать бизнес-процессы вашего автопарка, грамотно распределять бюджет, контролировать все операции по транспортным услугам, отслеживать скорость и качество работы водителей, планировать и анализировать эффективность их работы, подавать и обрабатывать заявки в течение нескольких минут.

Как это работает

Ежедневно водители в программе заполняют время начала и окончания работы, отмечают пробег автомобиля, остаток и расход топлива. Благодаря такой системе можно точно контролировать качество работы сотрудника и расход ГСМ. Имея соответствующие данные в системе, вы в любой момент можете произвести расчеты и выяснить, надежность сотрудника.

Виды отчетов, которые выдает программа по заполнению путевых листов:

• по времени работы каждого  автомобиля

• по пробегу каждого автомобиля

• по расходам ГСМ

• график-отчет по техническому обслуживанию каждого автомобиля

• отчет по затратам на техническое обслуживание

• сводный отчет по путевым листам

Для того чтобы начать использовать программу для заполнения путевых листов просто позвоните прямо сейчас по телефону 8(495)984-04-14 и узнайте, как подключиться к порталу и начать работать на нем.