Рекомендации коллег, как удобно и без ошибок оформлять путевые листы

Иметь дело с путевыми листами приходится каждой второй компании. Поэтому бухгалтеру крайне важно знать все тонкости их оформления, чтобы в дальнейшем избежать претензий чиновников. Ниже мы приведем несколько советов, которые помогут грамотно организовать работу с путевками.

Совет № 1.

Подробно прописывайте маршрут.

С учетом особенностей российской системы налогообложения, самый безопасный вариант – фиксировать подробный маршрут движения в путевом листе. Тогда налоговым инспекторам сразу будет понятно, когда и куда ездил водитель на служебном автомобиле. Ориентируясь на эту информацию, достаточно легко подсчитать все расходы.И хотя приказе Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152,маршрут вообще не указан в качестве обязательных реквизитов путевого листа, эту информацию налоговики обязательно потребуют. Иначе каким еще образом им проверить обоснованность расходов на транспорт?

В этом случае довольно сложно ссылаться на судебную практику, так как она имеет множество противоречий. Поэтому, дабы не усложнять никому жизнь, оптимальнее всего прописывать в путевых листах подробные маршруты движения.В этом случае вопросов обычно не возникает

Совет № 2.

Ставьте отметки о пройденных медосмотрах

Организовывать регулярные медицинские осмотры водителей - прямая обязанность предпринимателей и руководителей компаний, деятельность которых связана с эксплуатацией транспортных средств. Данное требование четко прописано в 5 абзаце пункта 1 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ.

Однако толковать эту норму можно по-разному. В одном случае проводить медосмотры обязуются только те компании, которые занимаются пассажирскими и грузовыми перевозками.

В другом- требование о медосмотрах распространяется на все организации, в чьей работе используется какой-либо транспорт.

Но в любом случае, отметка о пройденных медосмотрах является обязательным реквизитом путевого листа. Главное, своевременно заключить договор с медучреждением.

Совет № 3.

Составляйте путевые листы на срок до месяца

Согласно Постановлению Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, оформление путевых листов разрешается лишь на один день или смену. Более длительный срок предусматривается лишь для водителей отправляющихся в командировку. Однако по большей части это касается все-таки транспортных компаний. В случае если вы перевозите для собственных нужд, правила немного меняются. Здесь вам ничего не мешает, согласно пункт 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, составить путевой лист на срок до месяца. Конечно, налоговики порою бывают против такого подхода. Но в случае судебного разбирательства судьи вас точно поддержат. Они убеждены, что нетранспортные компании вправе выписывать путевые листы вплоть до месяца.

По какой форме составлять путевые листы?

При оформлении путевых листов , транспортные компании должны использовать строго унифицированную утвержденную постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. В том случае, если перевозки не являются основным видом деятельности компании, то можно самостоятельно разработать удобный бланк, взяв за основу утвержденную форму. Главное, чтобы в путевом листе были указаны все реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Возможно ли вносить исправления в путевые листы?

Путевой лист является основным первичным документом отчетности. Поэтому вносить в него исправления можно так же, как и в любую другую первичную документацию.Так, руководствуясь пунктом 7 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, вам можно просто перечеркнуть одной чертой неверные сведения, а правильные записать рядом. Не забудьте указать дату исправления, подпись и фамилию с инициалами.

Онлайн-портал ID20 решает задачи планирования работы сотрудников, ведет учет путевых листов и ГСМ, следит за эффективностью работы всего автопарка компании в целом.

ID20 строго контролирует правильность заполнение каждой графы путевого листа. Учет документов полностью автоматизирован. Так как все данные хранятся удаленно на защищенном сервисе, можно в любой момент запросить отчет по нужным показателям сколько топлива расходует каждая машина, как часто какой-либо водитель выезжает на задания и т.п. На основании полученных данных можно смело делать организационные выводы, следить за эффективностью работы автопарка и планировать дальнейшие расходы.

Позвоните по телефону 8(495)984-04-14 и получите доступ к порталу, чтобы оптимизировать ваш бизнес в части автотранспортных услуг.