Путевые листы — основание для списания ГСМ

С расширением автопарка и добавлении новых единиц техники, объем информации, с которой приходится работать компании, увеличивается, а задачи усложняются.  Бухгалтеру и диспетчеру вести учет путевых листов вручную сложно- многие данные приходиться держать в  голове. Из-за этого ошибки и путаница в показателях не редкость, что приводит к возникновению вполне закономерных финансовых потерь.

Списание горюче-смазочных материалов бухгалтерия обязана проводить ежемесячно. Для того, чтобы отразить в налоговом и бухгалтерском учете  все затраты, в первую очередь они должны быть подтверждены документально.

По мнению представителей Минфина России, для осуществления налогового учета расходы на покупку топлива и горюче-смазочных материалов для  служебных транспортных средств должны соответствовать требованиям, предусмотренным п.1 ст.252 Налогового кодекса РФ, и должны быть подтверждены путевыми листами и кассовыми чеками с автозаправочных станций. Подробнее это можно прочесть в письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640.

После получения путевых листов, бухгалтер, в соответствии с п. 59 Инструкции № 25н, обязан проверить правильность их оформления и произвести списание израсходованного водителем бензина. Для того чтобы  правильно рассчитать затраты на ГСМ,  в путевом листе должен быть указан расход топлива и фактический пробег автомобиля.

В случае отсутствия необходимой информации во время проверок налоговой инстанцией или иными контролирующими органами расходы будут признаны неподтвержденными. При этом стоит отметить, что в том случае, если организация выплачивает своему сотруднику компенсацию за использование личного транспортного средства в служебных целях, то обоснованность расходов так же необходимо подтверждать при помощи путевых листов- это закреплено в письме Минфина России от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275.

Исправления в путевой лист

Так как путевой лист считается документом первичной отчетности, то при внесении в него поправок необходимо руководствоваться 4 и 5 пунктами Инструкции № 25н и 5 пунктом 9 статьи  Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Все изменения необходимо согласовывать со всеми участниками хозяйственных операций. Это должно быть подтверждено подписями всех тех лиц, которые ранее подписали путевой лист, с указанием даты несения исправлений.

Показания спидометра

Механик автопарка или иной сотрудник, уполномоченный руководством организации, обязан ежедневно проверять и фиксировать в путевом листе показания спидометра. Естественно, показания на начало смены должны совпадать с показаниями на конец   предыдущей. На основании этих данных  в дальнейшем можно определить нормативный объем горючего,  вытекающий и фактического пробега автомобиля и  утвержденных норм топлива.