Путевой лист по упрощенной форме

Бухгалтеры многих компаний полагают, что путевые листы можно составлять в свободной форме и сразу на длительный период времени. Это мнение имеет свои корни из писем Минфина России, и ведет к определенным проблемам.

В дальнейшем от Минфина поступали разъяснения, что организации имеют возможность не применять унифицированные путевые листы, но все не все бухгалтеры обратили внимание, что эти разъяснения чиновников касаются исключительно путевого листа легкового автомобиля. По сути же, главный смысл данных рекомендаций в том, чтобы компания могла самостоятельно разрабатывать образцы документов учитывая специфику собственного бизнеса, опираясь на правила и обязательны реквизиты.

Самодельные путевые листы можно оформлять ежемесячно. Однако это касается лишь компаний, не являющихся автотранспортными. Кроме того, путевой лист является документом, предусмотренным Правилами Дорожного движения РФ и вряд ли инспектору ГИБДД будет достаточно сокращенной формы.

В дорогу - с путевым листом

Обычно стремление бухгалтеров упростить ведение путевых листов можно объяснить тем, что в небольших компаниях вся ответственность на их заполнение ложится на их плечи. Так как в постановлении № 78 сказано, что путевой лист выписывается диспетчером, то, значит, выполнение данной работы бухгалтером должно быть утверждено распорядительным документом по организации. Кроме налоговых инспекторов, путевые листы могут быть интересны инспекторам ГИБДД. Согласно пункту 2.1.1 ПДД, водитель обязан иметь при себе путевой лист и «в установленных случаях» должен по первому требованию передавать его на проверки работникам полиции. О каких же именно случаях идет речь?

Во-первых, наличие путевого листа обязательно при отсутствии доверенности на управление автотранспортом. При этом упрощенный путевой лист её заменить не сможет, и водителю придется оплатить штраф статье 12.3 КоАП РФ в размере 50 рублей. Путевой лист так же незаменим при перевозке грузов товарного характера и должен быть передан для проверки сотрудникам Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.

Зачем же делать двойную работу?

Минфин России пояснил, что применение упрощенных путевых листов допускается для легковых автомобилей, не являющихся средством для перевозки грузов или пассажиров. В этом случае путевые листы используются для подтверждения расходов на гсм в целях налогообложения прибыли.

Согласно постановлению № 78,  путевые листы следует хранить совместно с товарно-транспортными накладными с целью возможности их одновременной проверки. Кроме того, стоит помнить, что при помощи путевых листов ведется учет работы водителя, следовательно, они могут быть предметом проверки трудовой дисциплины. В результате можно сделать вывод, что «самодельные» путевые листы не могут решить все вопросы, возникающие при эксплуатации автотранспорта.  И желание бухгалтера «упростить» унифицированные формы документации, помимо бесполезной работы, может повлечь финансовые санкции.