Путевой лист на личный автомобиль сотрудника

Нередко, для выполнения служебных обязанностей, сотрудники компании используют свое личное транспортное средство. Как же быть в этом случае, нужно ли выписывать путевые листы в обязательном порядке? Да и как возмещать расходы на все транспортные затраты сотрудника. Попробуем разобраться.

В том случае, если сотрудник  пользуется своим личным автомобилем в служебных целях, он вправе потребовать компенсацию. Размер возмещения затрат законом не ограничивается и должен быть закреплен письменно в трудовом договоре. Однако для учета суммы компенсации, в целях налогообложения, работодателю необходимо соблюдать определенные правила, предусмотренные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Как и любые другие расходы, сумма выплаченной компенсации должна соответствовать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Как отмечают чиновники, выплата компенсации по поводу производственной направленности затрат производится в тех случаях, если работа сотрудников связана с постоянными служебными разъездами во время выполнения должностных обязанностей. Соответственно, в те дни, когда сотрудник не пользовался личным автомобилем или не выполнял служебные обязанности (был в отпуске, на больничном), компенсация может быть выплачена, но не может быть принята в уменьшение налогооблагаемой прибыли.

Однако только должностной инструкции и приказа руководителя для выплаты компенсаций недостаточно - чиновники требуют, чтобы учет служебных поездок фиксировался путевых листах. В том случае, если подтверждение производственной направленности использования автомобиля отсутствует, сумма компенсации исключается из налогооблагаемой прибыли и включаются в налоговую базу по НДФЛ. При этом, как показывает арбитражная практика, возможность обойтись без путевых листов существует. Так, организация не обязана выписывать путевые листы работнику, использующему личный автомобиль в служебных целях по той причине, что путевые листы применяются в целях учета корпоративного автопарка.

Как же быть в том случае, если компания использует личные автомобили сотрудников в предпринимательских целях? Так как п. 2 ст. 6, п. 1 ст. 10. Транспортного устава определяет обязательное наличие путевого листа при осуществлении перевозок пассажиров и грузов. В таком случае работник должен будет выписать путевой лист сам на себя (в качестве собственника и водителя).

Да, по большому счету в данном случае транспортная компания не обязана оформлять путевые листы, но в любом случае она должна обеспечить сотрудника документами, позволяющими вести учет рабочего времени и выполненных заданий. Так же, от имени работодателя водителю необходимо выписать доверенность, подтверждающую его полномочия в представлении интересов компании.

Вообще, согласно ТК РФ сутью трудовых отношений является выполнение  работником определенных обязанностей. Для этого работодатель должен обеспечить работника оборудованием, инструментами и всеми необходимыми средствами труда. Из этого следует вывод, что использование личного автомобиля в служебных целях является делом добровольным. Поэтому извлечение работодателем определенной выгоды от использования имущества работника лежит в плоскости гражданско-правовых отношений. В этой ситуации, во избежание трудностей с заполнением путевых листов, транспортной компании можно посоветовать оформить с работником договор аренды транспортного средства.

Путевой лист является одним из основных первичных документов транспортной компании. Он должен содержать в себе все утвержденные Минтрансом реквизиты и должен быть оформлен по основной типовой форме. Применяется путевой лист для контроля за работой водителя, расходом топлива и учетом транспортных средств. Так же в путевых листах может содержаться информация о прибытии-отбытии, погрузке-разгрузке, как подтверждение факта выполненной работы.