Путевой лист делаем «путёвым»

Все организации, владеющие автопарком, независимо от того, профессиональные это перевозчики или нетранспортные компании, используют путевые листы для обоснования расходов. Если они отсутствуют или оформлены неверно, это влечет за собой споры с налоговой инспекцией. Поэтому у бухгалтеров существует множество вопросов связанных с тем, как же правильно  оформлять  документы первичной отчетности. Расскажем об основных сложностях и спорных моментах возникающих при использовании путевых листов.

Госкомстатом утверждена унифицированная форма путевого листа, обязательная к использованию всеми автотранспортными предприятиями. Остальные компании могут самостоятельно утвердить свою форму документа, подтверждающего расходы на горюче-смазочные материалы. Главное,  чтобы он содержал все необходимые реквизиты, утвержденные Минтрансом РФ и соответствовал ст. 9 Федерального закона от 21.11.96№ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Заполняя путевые листы, лучше не использовать формулировку маршрута «по городу», так как это может  вызвать споры с проверяющими. Контролирующие органы полагают, что если в путевом листе отсутствует точная информация, то значит подтвердить использование автомобиля в служебных целях невозможно. Поэтому намного удобнее  подробно расписывать маршрут, со всеми пунктами назначения, либо писать «По маршруту в соответствии с заявками» — и прикладывать заявки.

Если транспортное средство используется несколькими водителями, например,  в командировке они управляют автомобилем по очереди, то допускается оформление нескольких путевых листов. В этом случае время выезда на рейс указывается в путевом листе одного водителя, а время возвращения - в листе другого.

Кроме того компания может самостоятельно разработать  форму путевого листа, предусматривающую возможность внесения данных нескольких водителей и выписки на срок командировки.

Нетранспортные организации могут оформлять путевой лист на любой срок, все зависит от того, по итогам какого периода происходит списание расходов на ГСМ.  Это не противоречит условиям Минфина, главное, чтобы на основании документов можно было судить об обоснованности расходов компании на горюче-смазочные материалы. Если путевой лист выдан более чем на один день, то следует указывать срок его действия — число, месяц и год начала и окончания срока.

Если у вас остались вопросы по оформлению или ведению путевой документации, задайте их нам по телефону +7 495 984-04-14 или напишите на почту mikhailova@id20.ru! Наши специалисты по управлению автопарком охотно помогут вам!

ПутЁвых вам путевых листов :)