Путевые листы. Как правильно оформить путевой лист

Путевые листы – особые унифицированные формы, используемые компаниями для учета работы автотранспорта. Это первичные документы, на основании которых проводятся различные бухгалтерские расчеты – начисление зарплаты водителю, учет расхода топлива, определение пройденного километража для расчета амортизации и т.п.

Обычно путевые листы выписывает диспетчер или сотрудник, уполномоченный выполнять эту работу. Для оформления можно использовать, как унифицированный стандартный бланк, так и бланк, разработанный самой компанией. В последнем случае бланк должен быть утвержден приказом руководителя и закреплен учетной политикой компании. Этот документ должен отвечать всем требованиям, предъявляемым к первичной бухгалтерской документации.

Путевой лист в обязательном порядке должен иметь порядковый номер и дату выдачи, а также должен быть заверен штампом или печатью, принадлежащей компании. Этот документ можно оформить на любой срок, но не более чем на один месяц. Если два водителя работают на одном автомобиле, то в путевые листы можно вписывать обоих, или же оформлять путевые листы на каждого водителя по отдельности.

В путевых листах обязательно указывается маршрут следования автомобиля и цель поездки. Маршрут расписывается в подробностях. В том случае, когда передвижение автомобиля происходит в пределах одного города, указываются все пункты его пребывания. Обязательно нужно указать время выезда и прибытия, а также пройденное расстояние в километрах по спидометру. Это необходимо для подтверждения расхода горюче-смазочных материалов.

Путевые листы содержат важный раздел, в который заносится отметка о техническом состоянии автомобиля – его исправности, и отметка о допуске водителя к работе по медицинским показателям. Если по ряду причин автомобиль возвращается в гараж в неисправном состоянии, то это тоже фиксируется в путевом листе.

После выполнения задания водитель сдает путевой лист диспетчеру или другому уполномоченному на то лицо. Диспетчер расписывается в нем и регистрирует его в соответствующем журнале – журнале регистрации путевых листов. В соответствии с приказом Минтранса и журнал, и сами путевые листы должны храниться в течение 5 лет.

Эффективное решение в работе с путевыми листами →

Для современных компаний использовать лишь бумажные формы достаточно неудобно. Возникают трудности с учетом работы автопарка – невозможно быстро сформировать отчет, найти нужный путевой лист, спланировать работу автотранспорта заранее. Облегчить себе работу и избежать бумажной волокиты можно, если воспользоваться ID20 – надежной и наглядной системой планирования и учета работы автотранспорта.

Этот электронный портал дает возможность оформлять всю документацию, в том числе и путевые листы, в электронном виде и хранить всю информацию о них на удаленном сервере. Это современное эффективное, и одновременно, доступное средство управления автопарком компании.

Чтобы начать работу в портале ID20, позвоните нам по телефону 8 (495) 984-04-14 прямо сейчас!