Путевая документация для индивидуальных предпринимателей

Индивидуальным предпринимателем является физическое лицо, зарегистрировавшееся в налоговой инспекции и осуществляющее предпринимательскую деятельность на основании выданного свидетельства государственного образца.

В отличие от обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ индивидуальные предприниматели работают по упрощенной системе налогового и бухгалтерского учета. При этом, осуществляя грузоперевозки, им так же необходимо заполнять обязательный перечень документов, утвержденный российским законодательством.

В перечень путевой документации входят:

  1. Путевой лист является главным документом первичной отчетности и обязателен для всех грузоперевозчиков, использующих в своей деятельности легковой и грузовой автотранспорт. Путевые листы позволяют организовать достаточно точный учет рабочего времени, расход топлива и горюче-смазочных материалов, а так же высчитать заработную плату водителя.
    В соответствии с письмом Министерства финансов РФ от 15 ноября 2005 года, индивидуальные предприниматели могут использовать свободную форму путевых листов, главное, чтобы в документах содержались все обязательные реквизиты, на основании которых производится учет рабочего времени водителя и списание топлива.
    К обязательным данным относятся: марка и государственный регистрационные номера  автомобиля, пробег транспортного средства на момент его отправления из гаража и по возвращению, подробный маршрут и объем груза, паспортный данные водителя, дата составления документа и подпись ответственного лица.
    Использованные путевые листы подлежат  строгому учету в соответствующем журнале и хранению в течение последующих 5 лет.
  2. Товарно-транспортная накладная.Этот документ обязателен к заполнению в том случае, если индивидуальный предприниматель является перевозчиком или отправителем груза. В накладной указывается краткие сведения о перевозимом грузе (наименование, габаритные размеры, вес), данные об отправителе, время и дата погрузки выгрузки груза и прочая информация.
  3. Товарная накладная обычно является приложением для обеспечения точного учета материалов, товаров и иных ценностей. Этот документ содержит в себе подробные сведения о грузе - стоимость, полный перечень, и пр.
  4. Сертификаты качества на товары и инструкции относятся к сопроводительным документам.
  5. Договор между экспедитором и грузополучателем.Этот документ является основанием для перевозки груза индивидуальным предпринимателем и чаще всего заверен одной из сторон. Иногда этот документ может быть заменен доверенностью на перевозку, которая выписывается на водителя и заверяется подписями уполномоченных лиц и оригинальными печатями.
  6. Счет-фактура.В принципе не относится к обязательным документам, но иногда её могут потребовать к предъявлению работники ГИБДД. Кроме того данный документ используется для учета НДС.

Документы водителя

Кроме перечисленных документов, главными из которых являются путевой лист и товарно-транспортная накладная, водитель, выезжая в рейс, обязан иметь следующие документы:

  • водительские;
  • талон о прохождении ГТО и регистрационные документы на транспортное средство;
  • доверенность на пользование автомобилем;
  • страховой полис ОСАГО;
  • санитарные документы при перевозке продуктов питания.

Помимо этого есть еще отдельные перечни документов обязательных для оформления при перевозке различных категорий грузов (скоропортящиеся грузы, опасные, тяжеловесные или крупногабаритные грузы). Их перевозка обусловлена специальными условиями, а потому требует дополнительных документов.