Правила заполнения форм путевых листов

Еще в 2008 году Минтранс России утвердил правила заполнения путевых листов и перечень обязательных реквизитов, необходимых к указанию. Проанализировав данное постановление, постараемся разобраться, как же с учетом данного документа, организации, имеющие в своем распоряжении автопарк, должны оформлять путевые листы.

Для составления путевых листов существует несколько причин. Во-первых, путевые листы используются для хозяйственных и гражданско-правовых целей и могут служить основанием для расчета между сторонами за произведенные перевозки

Во-вторых, путевой лист является одним из доказательств служебного характера поездок, а так же для расчета израсходованного топлива. Другими словами, путевой лист это документ, подтверждающий расходы на содержание транспортных

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ только документально подтвержденные расходы признаются в  целях налогообложения. То есть в  налоговом учете расходами считаются лишь те, что документально обоснованы и оформлены в соответствии с законодательством РФ, и произведены исключительно в целях получения дохода.

В-третьих, путевые листы – это первичные документы по учету труда водителей и работы транспортных средств. На их основе происходит начисление заработной платы водителям.

В-четвертых, наличие путевого листа у водителя предписано правилами  дорожного движения  РФ.  За неимением при себе путевого листа во время управления транспортным средством, согласно ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ, водитель может быть привлечен к административной ответственности или штрафу в размере 100 рублей.

18.09.2008 Приказом № 152 Минтранса России был утвержден список обязательных реквизитов и порядок заполнения путевых листов. Помимо этого продолжают действовать положения, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Чем же следует руководствоваться?

Форма заполнения путевого листа зависит от вида транспортного средства. Так различные формы существуют для легкового, грузового, автобуса и автобуса не общего пользования и специального автомобиля. Все юридические лица всех форм собственности, осуществляющие эксплуатацию транспортных средств и являющиеся получателями или отправителями грузов, обязаны их использовать.

В приказе Минфина России сказано, что унифицированные формы путевых листов обязательны только для автотранспортных организаций. Остальные организации имеют право разработать и использовать свою собственную форму путевого листа или иного учетного документа, которая должна содержать реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Федерального закона № 129 «О бухгалтерском учете». Среди них:

  • наименование и дата составления документа,
  • название организации, от имени которой составлен документ,
  • цель поездки и ответственные за её выполнения лица, их подписи,
  • данные о проведении предрейсового и послерейсового медицинских осмотров,
  • печать и подпись медицинского работника, проводившего осмотр, с расшифровкой.

Совсем недавно компания SKT SOFT представила на рынок современную комплексную онлайн-систему ID20, направленную на оптимизацию работы автопарка. Отдельный блок данной системы разработан специально для работы с путевыми листами. Он способен выполнять все операции от создания путевых листов до формирования отчетов. Благодаря простому и понятному интерфейсу, работать в системе достаточно легко, а благодаря тому, что данный продукт не является компьютерной программой, установки на персональный компьютер не требуется. Пользоваться программой можно с любого устройства имеющего доступ к интернету, будь то компьютер, ноутбук или планшет. Теперь водителям не придется постоянно заезжать в гараж за новыми путевыми листами-все можно сделать на месте.

Учет путевых листов ведется автоматически. На его основе можно запросить отчет по любому параметру – реальный расход бензина, частоту выездов на задания по каждому водителю, количество ремонтов и т.п. На основании полученных данных руководитель получит возможность делать смелые организационные выводы – кто работает хорошо, а к кому следует присмотреться.

Узнайте прямо сейчас о других возможностях системы ID 20, позвонив по телефону 8(495)984-04-14.