Потерялся журнал путевых листов. Что делать?

Потеря документов всегда вызывает панику в бухгалтерских рядах. Такая реакция вполне объяснима. Отсутствие нужной документации все равно всплывет при налоговой проверке и тогда компании грозят штрафы и другие санкции. Что делать, если потерялись документы?

Развели бюрократию

Если в компании имеется автопарк, состоящий хотя бы из одной машины, то оформление путевых листов – это обычная практика. Путевые листы – первичный бухгалтерский документ. Их необходимо оформлять, чтобы доказать целевое расходование средств на горюче-смазочные материалы. Кроме оформления, для путевых листов обязательна регистрация. Путевые листы нужно регистрировать в специальном журнале. Этот журнал путевых листов, также как и сами путевки, необходимо хранить в течение 5 лет.

Кому это нужно

В путевых листах хранится важная для бухгалтера информация. В этом документе обязательна для заполнения графа «Показания спидометра». Она разделена на две части, в которые заносятся показания спидометра на начало поездки и после ее окончания. Таким образом, можно вычислить, сколько километров прошла машина во время поездки. Умножив эту цифру на норму расхода топлива по этому автомобилю, мы получаем количество бензина потраченного на эту конкретную поездку. Информация из графы «Цель поездки» подтверждает, что бензин был потрачен не на личные нужды, а на благо компании. Исходя из этого, можно производить списание денежных средств, потраченных на покупку бензина на эту конкретную поездку.

Нарочно не придумаешь

Оформление путевых листов дело трудоемкое. В нем участвуют несколько лиц – и диспетчер, и водитель, и механик, и начальник. А заполнять бумажки от руки уже мало кому хочется. Иногда для того чтобы оформить путевку водителю приходится специально заезжать в автопарк - на этом компания теряет и время, и топливо.

Случай из практики

Среди рабочего дня раздается звонок в бухгалтерию. Сотрудница из автопарка сквозь слезы рассказывает о том, что потерялся журнал путевых листов. Все обыскали, но не могут найти. В обед вроде лежал под горой заявок на столе, а к вечеру – его уже нет.

Что делать

Приятного в таком происшествии мало. Сразу понятно, как налажено управление автопарком, если журнал «погиб» под гнетом заявок. Заявка на подачу машины должна обрабатываться и распределяться в короткое время. Ведь пока она лежит на столе - водитель «скучает» в курилке, а сотрудник другого отдела терпеливо ждет машину. Восстановить журнал путевых листов можно.  Конечно, на это потребуется и время, и силы – придется «поднять» все путевки за этот период и зарегистрировать их заново.

Как могло бы быть

Если компания пользуется порталом электронного управления корпоративным автопарком ID 20 - это в разы облегчает управление бизнес-процессами. Современная комплексная система в считанные секунды принимает и обрабатывает заявки. В ней легко оформлять путевые листы и вести их регистрацию. Вся информация хранится на удаленном защищенном сервере и ей ничего не грозит. В любой момент все данные можно распечатать на бумагу. ID 20 облегчает жизнь всем – водителям, диспетчеру, бухгалтерии, начальнику автопарка, финансовому, коммерческому и даже генеральному директору. Ведь он находясь в любой точке мира и зайдя на портал через Интернет, может увидеть – как обстоят дела в автопарке его компании.

От потери документации не застрахована ни одна компания. Если у вас случился такой инцидент – не следует паниковать. Грамотные и своевременные действия помогут минимизировать последствия произошедшего. Любое событие служит уроком и выявляет проблемы. Главное проанализировать и понять, почему это произошло, а также сделать все, чтобы с подобным не пришлось столкнуться в будущем.

Для того чтобы наладить эффективное управление своего автопарка позвоните по телефону +7 (495) 984-04-14 и узнайте как подключиться к порталу ID 20