Особенности применения путевых листов

Сейчас практическая каждая организация в процессе своей деятельности использует автомобильный транспорт. Из этого следует, что бухгалтерии постоянно приходится в своей работе сталкиваться с путевыми листами и другими документами первичной отчетности. Зачем нужен путевой лист и как его правильно оформить, расскажем в данной статье.

Зачем нужен путевой лист?

Приобретение горюче-смазочных материалов является достаточно большой статьей расходов в бюджете компаний, использующих в своей работе автомобильный транспорт. В бухгалтерском учете затраты на приобретение  топлива и смазочных материалов являются расходами на обслуживание перевозочного процесса (п. 7, 8 ПБУ 10/99). Для того ,чтобы его приобретение было обосновано в целях налогового учёта все затраты должны быть документально подтверждены.

Но одних чеков с автозаправочных станций будет недостаточно, так как чек подтверждает  лишь факт приобретения топлива. Поэтому, для того, чтобы отнести ГСМ к категории расходов, необходимо иметь документ подтверждает факт использования топлива в служебных целях. В таком документе указывается:

  • цель и маршрут поездки;
  • километраж пройденный автомобилем на основании показаний  счетчика;
  • количество горючего израсходованного в поездке.

Исходя из этих данных можно подтвердить производственное использование ГСМ на служебных автомобилях.

Унифицированные формы.

Все операции, проводимые на предприятии, должны сопровождаться оправдательными документами в бухгалтерском учёте. Именно на основании этих первичных учетных документов и ведётся бухгалтерский учёт.

Для учёта работы легковых автомобилей постановлением  Госкомстата России от 28.11.97 № 78 была предусмотрена типовая межотраслевая форма № 3 “Путевой лист легкового автомобиля”. Существует несколько форм путевых листов:

  • № 3 “Путевой лист специального автомобиля”;
  • № 4 “Путевой лист легкового такси”;
  • № 4-С (сдельная) “Путевой лист грузового автомобиля”;
  • № 4-П (повременная) “Путевой лист грузового автомобиля”;
  • № 5 “Путевой лист автобуса”;
  • № 6 “Путевой лист автобуса необщего пользования”.

Как подчеркивают специалисты Федеральной службы государственной статистики формы путевых листов обязательны к применению для организаций любых форм собственности. Однако специалисты Минфина считают, что унифицированные формы путевых листов нужны только для автотранспортных организаций. А вот организации, занимающиеся иным видом деятельности, могут разработать свою форму путевого листа. Главное, чтобы в ней были отражены все обязательные реквизиты перечисленны в п.2 ст.9 закона о бухучёте.

Отчасти с этим можно поспорить. Так как унифицированные путевые листы являются типовыми формами, то следовательно и использоваться они должны во всех организациях. Разрабатывать свои собственные бланки имеет смысл лишь в том случае, если в соответствующей формы нет в альбоме унифицированных форм