Основные правила оформления

Оформление путевых листов обязательно для всех автомобилей, которые организация использует  своей работе. Это относится как к арендованному транспорту, так и к собственным автомобилям компании. При этом, даже если сотрудник использует свой личный транспорт, путевой лист все равно необходим. Это дает ему возможность получить компенсацию и возместить собственные расходы.

Путевой лист выписывается на одну рабочую смену и по ее окончании сдается в бухгалтерию организации. Все путевые листы подшиваются в папку и хранятся не менее пяти лет.

Исключением, когда выписывать путевой лист можно на длительное время являются случаи, когда срок командировки водителя превышает одни сутки. В некоторых случаях составление путевых листов на месяц возможно тогда, если они не являются основанием для расчета заработной платы водителю, а используются только для ведения отчетности перевозок и проведенных операций.

Главное финансовое управление придерживается мнения, что путевые листы необходимо выписывать с такой периодичностью, чтобы на их основании можно было сделать выводы о размерах и обоснованности текущих расходов. Согласно письму Минфина России от 16.03.06 № 03-03-04/ 2/77 организация может вести учет рабочего времени водителя и количества израсходованного топлива по путевым листам, оформленным на более длительный срок.

В том случае, если организация использует унифицированную форму листов,  следует тщательно следить за тем, чтобы все реквизиты были заполнены. Ответственными за правильное заполнение документов являются руководитель организации и лица, отвечающие за эксплуатацию транспортных средств. В том случае, если путевые листы будут заполнены не верно, их нельзя будет использовать для оправдания затрат на горючее в целях налогообложения прибыли.

“Путёвка” для легкового автомобиля

Чаще всего бухгалтерам в работе приходится сталкиваться с первичной документацией легковых автомобилей, порядок заполнения которых объяснен в письме Росстата от 03.02.05 № ИУ-09-22/257. Участвовать в оформлении путевых листов должны три должностных лица - водитель, диспетчер и механик. В документе указывается:

  • Дата, серия и номер путевого листа;
  • Полное наименование организации, её адрес и контактные данные;
  • Марку и госномера транспортного средства;
  • Ппаспортные данные водителя и номер его водительского удостоверения;
  • Подробное описание маршрута и пункты назначения;
  • Время выезда и возвращения в гараж.

Все путевые листы должны быть проштампованы печатями организации, которой принадлежит транспортное средство и подшиты в специальный журнал, унифицированная форма которого приведена в постановлении № 78.

Заполняя путевой лист механик должен указывать марку горючего, количество использованных ГСМ, а так же показания спидометра. При этом показания спидометра на начало смены должно совпадать с его показанием на конец предыдущей. Раздел “Движение горючего” нужно заполнять особенно подробно для того, чтобы расходы на ГСМ было возможно включить в состав расходов в налоговом и бухгалтерском учёте.

Нормы расхода топлива рассчитываются на основании следующих документов:

  • письма Минтранса России от 29.04.03 № Р3112194-0366–03;
  • технического сопровождения завода-изготовителя для конкретной модели автомобиля;
  • контрольных замеров для конкретных условий эксплуатации.

Базовая норма рассчитывается с учетом  особенностей эксплуатации автомобиля, связанных с климатическими и дорожно-транспортными факторами.