Организация отдела логистики на предприятии

В крупный компаниях отдел логистики представляет собой отдельное подразделение, включающее большой штат сотрудников. В малом бизнесе это обычно отдельные сотрудники или их функции делегированы отделам со схожими функциями - транспортное подразделение или склад. Часто отдел логистики помимо прочего занимается оформлением таможенной документации и взаимодействует с поставщиками, транспортными компаниями, банковскими структурами.

В любом случае, логистическое направление существует на каждом предприятии. Кроме того, сегодня появляется все больше компаний, которые специализируются именно на предоставлении подобных услуг.

В зависимости от специфики работы, логистическая деятельность делится на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя логистика направлена на решение задач компании - материально-техническое оснащение, менеджмент, закупка сырья и материалов, их складирование и транспортировка.

Внешняя логистика ориентирована на решение вопросов, касающихся продвижения товаров на рынок.

Задачи внешней логистики:

• анализ спроса и коррекция объемов выпуска продукции согласно потребностям рынка;
• анализ запасов произведенного товара на складе и в промежуточных логистических пунктах;
• контроль над производством и хранением производимой продукции;
• ответственность за бесперебойные поставки продукции потребителям.

Структура отдела логистики

В связи с тем, что отдел логистики выполняет целый ряд специфических функций, в крупных компаниях оптимальнее всего произвести разделение обязанностей на несколько групп.

Отдел закупок:

1. Управление и контроль над работой склада.
2. Обеспечение транспортом и материально-технической базой.
3. Обеспечение других отделов необходимыми материалами для выполнения своих функций.
4. Управление закупками и хранением сырья и комплектующих.
5. Управление закупками импортных товаров и оформление таможенной документации.

Производственная логистика:

1. Планирование производства продукции.
2. Планирование и осуществление закупок материалов необходимых для производства.
3. Контроль и координация процесса производства.

Отдел контроля за поставками готовой продукции:

1. Прием и оформление заказов.
2. Взаимодействие со складом и контроль за транспортировкой товаров потребителям.
3. Оценка работы по взаимодействию с партнерами и потребителями.

Кадры решают все

Организация и структура отдела логистики в первую очередь зависит от масштабов компании и специфики ее специализации. В обобщенном виде она включает в себя следующие звенья:

1. Начальник отдела. Часто он является также руководителем транспортного отдела. в его обязанности входит управление, контроль за исполнением указаний и оптимизация маршрутов. Руководителей может быть несколько,  каждого из которых свой функционал и компетенция.
2. Менеджеры. Как правило менеджеры делятся на 2 группы. Системщики - занимаются аналитической работой  разрабатывают оптимальные маршруты перевозок и пользователи - управляют разработанными маршрутами и решают текущие задачи. В обязанности ведущего менеджера входит ведение ценовой политики и составление отчетов.
3. Диспетчеры и водители. Это люди, которые осуществляют непосредственно работу с транспортом, подготовку путевых листов и сопутствующую документацию, выполняют прием и отгрузку материалов, тесно взаимодействуя между собой.
4. Группы реализации. Такие группы создаются целенаправленно для решения тех или иных вопросов и задач, в том числе по развитию новых платформ, оптимизации транспортного сообщения, организации новых логистических точек и прочее. Группы могут создаваться как из сотрудников отдела логистики, так и быть собраны из числа сотрудников разных областей.

Организация отдела логистики

Несмотря на то, что создание отдела логистики является важной частью управления предприятием, конкретные принципы и правила не разработаны. Вся система строится исключительно на опыте компаний и использованию результатов в своей практике. Организация отдела логистики позволяет обеспечить действительно эффективную логистическую деятельность компании.

В первую очередь необходимо подробно прописать положение, в котором прописываются его функции и спектр решаемых задач. А также структурировать процессы поставок, которыми будет заниматься отдел. Тем самым вы избежите трудностей и определите лица, ответственные за решение тех или иных задач.

Оптимальная модель отдела

1. Выбор модели работы. Лучше всего себя показало деление по географическому положению или работе с конкретными группами товаров.
2. Критерии оценки. Для оценки эффективности работы следует определить показатели и коэффициенты, что ко всему прочему способствует повышению мотивации сотрудников.
3. Составление должностных инструкций. Нужно четко проработать всю цепочку, чтобы не упустить моменты, оставив их без контроля или наоборот не создать спорных с двойной ответственностью.
4. Взаимодействие с другими отделами. Обязательно подробно описать процедуру взаимодействия отдела логистики с другими подразделениями компании, партнерами, потребителями и государственными органами.

Кадровая политика

Закончив работу над составлением всех положений и инструкций, следует не менее важный этап подбора кадров. Эту обязанность можно вести самостоятельно, либо же поручить отделу кадров или кадровым агентствам. Следует понимать, что действительно хороших сотрудников найти довольно сложно, а потому на поиски может уйти довольно большое количество времени. Случается, что в процессе поиска попадаются кандидаты, не совсем вписывающиеся в составленную структуру, но обладающие такими навыками, что не принять их было бы неразумно. в этом случае отступление от изначальной системы станет абсолютно оправданным.

Подробнее о принципах управления отделом логистики читайте в нашей следующей статье.