Оформление путевых листов

Каждый владелец автопарка, рано или поздно, сталкивается с проблемой ведения отчетности, заполнения и хранения путевых листов. И если раньше весь процесс организации учета проводился исключительно вручную, то сегодня стало возможным совершать подобные действия при помощи электронных технологий. Как же организовать работу автопарка, чтобы максимально оптимизировать процесс заполнения и ведения путевых листов?

Путевой лист – это первичный документ, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78. В зависимости от вида транспортного средства различают несколько видов путевых листов: для легковых автомобилей, для автомобилей специального назначения, для грузовых авто,  для автобусов общего и не общего пользования. Для  организации контроля за выданной документацией, используют специальный журнал учета формы № 8.

Все путевые листы выписываются в единственном экземпляре и подлежат хранению в течение пяти лет. Выдает путевой лист обычно диспетчер или любой другой уполномоченный руководством сотрудник.

Путевой листы выдаются на один день или смену. Более длительное действие они имеют лишь в том случае, если водитель отправляется в командировку или выполняет задание  длительностью более суток. При этом, если задание водителю дается на месяц, то и путевые листы можно составлять раз в месяц.  Если задание дается ежедневно, то и листы оформляются каждый день.

Оформлением путевых листов должны заниматься все юридические лица, обладающие автопарком и осуществляющие автомобильные перевозки. На основании данного документа происходит учет работы автотранспорта, а так же начисляется зарплата водителю.

Данные о расходе горючего заполняются исходя из показателей приборов и фактических затрат, а расход ГСМ учитывается по талонам, кассовым чекам и другим документам, подтверждающим совершенный пробег. Расчет расхода горючего ведется по нормам, утвержденным руководством для каждой конкретной машины, а остаток горючего в баке фиксируется в начале и в конце рабочей смены. Норма расхода ГСМ утверждается на летний и зимний периоды и в зависимости от нее указывается экономия или перерасход.По окончании срока действия, путевой лист должен быть сдан диспетчеру, который проверят правильность его заполнения, достоверность снятых показаний приборов и затем, отдает путевой лист бухгалтеру.

Так было до недавнего времени. Но совсем недавно компания SKT SOFT разработала современный высокотехнологичный сервис, позволяющий вести учет путевых листов в электронном виде. Онлайн-портал ID20 решает задачи планирования работы сотрудников, ведет учет путевых листов и ГСМ, следит за эффективностью работы всего автопарка компании в целом.

ID20 строго контролирует правильность заполнение каждой графы путевого листа. Учет листов полностью автоматизирован. На его основе можно запросить любой отчет – сколько топлива расходует каждая машина, как часто какой-либо водитель выезжает на задания и т.п. На основании полученных данных можно смело делать организационные выводы, следить за эффективностью работы автопарка и планировать дальнейшие расходы.

Позвоните по телефону 8(495)984-04-14 и получите доступ к порталу, чтобы оптимизировать ваш бизнес в части автотранспортных услуг.