Обязательные для заполнения реквизиты путевого листа

Прошло уже 4 года с тех пор, как Минтранс утвердил перечень обязательных реквизитов и правила заполнения путевых листов. Однако до сих пор многие компании допускают множество ошибок при ведении документооборота, что приводит к возникновению проблем с налоговыми органами.

Теперь с п.3 Приказа Минтранса России № 152, путевой лист  должен содержать в себе пять обязательных к указанию реквизитов:

  1. Номер и название путевого листа. Необходимо указать тип транспортного средства, на который выдается документ и присвоенный ему номер. При этом все листы нумеруются в соответствии с хронологией, принятой на предприятии. В верхней части документа ставится печать организации, в чьем распоряжении находится упомянутое транспортное средство.
  2. Данные о сроке действия путевого листа, т.е.сведения о том, в течение которого времени путевой лист может быть использован. Если документ выдается более чем на один день, то на нем указывается число, месяц, год начала и окончания срока действия.
  3. Информация о владельце транспортного средства. Сюда входит название организации, её местонахождение, адрес и телефон, а так же организационно-правовая форма. Для индивидуального предпринимателя достаточно указать фамилию, имя, отчество, почтовый адрес и телефон.
  4. Сведения о транспортном средстве: тип, модель, государственный регистрационный номер. При наличии прицепа подобные данные указываются и в отношении него.Здесь же отражается информация о дате и времени выезда и возвращения автомобиля на стоянку. Указываются показания спидометра, по отъезду и возвращению и вся информация заверяются подписями ответственных лиц и печатями.
  5. Информация о водителе: паспортные данные, а так же время и дата предрейсового и послерейсового медосмотра. Эта информация должна быть заверена проводившим освидетельствование медицинским работником, с подписью, её расшифровкой и печатью.

Кстати, обратите внимание, маршрут движения транспортного средства не указан среди обязательных реквизитов. Однако только с помощью этой информации при заполнении налоговых документов возможно подтвердить обоснованность расходов на содержание транспорта. Ведь только с учетом этих данных можно говорить о том, что автомобиль действительно использовался в производственных целях. По этому поводу в Письме Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129, сказано, что путевой лист, не содержащий информацию о маршруте движения автомобиля, не может являться подтверждением произведенных расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.

Получается, что путевый лист - это важный документ. Современные компьютерные технологии шагнули далеко вперед и теперь позволяют организовать ведение путевых листов в электронном виде. Разработанный компанией SKT SOFT, портал управления корпоративным автопарком id20, оснащен простым и понятным интерфейсом. С помощью ID20 можно не только оформлять и хранить электронные путевые листы, но и анализировать информацию, содержащуюся в них, чтобы использовать ее в дальнейшем для планирования и аналитического учета. Кроме того, эта онлайн-система легко интегрируется со средствами 1С-бухгалтерии, что позволяет формировать отчеты по любому параметру и значительно облегчить работу.

Убедитесь в удобстве управления корпоративным автопарком с помощью ID20.

Для подключения свяжитесь с нами по телефону 8(495)984-04-14.