Обоснованность расходов на приобретение ГСМ

Путевой лист - это главный документ, служащий для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Без оформления путевого листа осуществление перевозок  запрещено и наказуемо предупреждением либо штрафом в размере 100 руб.

Как следует из Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152, обязательными реквизитами, зафиксированными в путевом листе являются:

- наименование и номер путевого листа;

- данные о сроке действия путевого листа;

- данные о транспортном средстве;

- данные о владельце транспортного средства;

- данные о водителе.

В перечисленных параметрах указываются показания одометра, а также дата и время выезда и возвращения транспортного средства в гараж, а так же информация о предрейсовом и послерейсовом медосмотре водителя.

В таком виде путевой лист выполняет по большому счету функцию доверенности на управление транспортным средством и отчетности об отсутствии  автомобиля в гараже.

Расходы на приобретение ГСМ

Налогооблагаемая прибыль транспортных компаний уменьшается вследствие материальных расходов на топливо (согласно пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Обычно, расходы на приобретение горюче-смазочных материалов подтверждаются документами об оплате покупки и документами от поставщика на передачу топлива. Однако налоговые инспекторы  чаще всего говорят о том, что для обоснованного включения расходов на приобретение ГСМ в расчет налоговой базы этих документов недостаточно.

Как доказать налоговикам, что топливо использовалось в предпринимательской деятельности, а не для личных нужд? Для обоснования расходов на приобретение гсм необходим путевой лист. Его цель - подтвердить использование автомобиля в рабочих целях, именно поэтому проверяющие настойчиво рекомендуют указывать в путевом листе маршрут следования, ибо иначе доказать правомерность расходов практически невозможно.

В большинстве случаев арбитры поддерживают налоговых инспекторов. Так, в Постановлении от 21.10.2009 N А33-13602/08 ФАС ВСО сказано: целью составления путевого листа является, в том числе подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов, что дает право судить о факте использования автомобиля сотрудниками в служебных целях. Однако существуют и противоположные постановления судей, где было  решено, что маршрут следования автомобиля не является необходимым реквизитом путевого листа. Обычно это касается только нетранспортных организаций, которые используют транспортные средства только для внутренних нужд. Для компаний-перевозчиков применение типовых путевых листов обязательно.

Этот вывод сделан на основе положений ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" где говорится о возможности принимать к учету документы первичной отчетности лишь в  том случае, если они составлены по форме, закрепленной в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В Письме Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, указано, что одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ, является путевой лист, содержащий обязательные реквизиты. Поэтому, при заполнении документа следует уделять особое внимание заполнению именно  обязательных "минтрансовских" реквизитов.

Путевые листы, с незаполненными графами могут быть не приняты в качестве доказательства несения расходов на приобретение ГСМ.

Благодаря новым компьютерным технологиям стало возможным избежать подобных промахов и нарушений. Не так давно компанией SKT SOFT был разработан онлайн-портал ID20 - эффективное  и современное средство управления автопарком, позволяющее вести точный учет всех перевозок компании. ID20 дает возможность не только наладить четкий контроль и оптимально распределить бюджет, но и добиться экономии более чем на 20%.

Благодаря удобному и интуитивно понятному интерфейсу, работать с ID20 легко и просто ее даже не нужно специально устанавливать на свой компьютер. Доступ к порталу возможен через любое устройство имеющее выход в Интернет.

Онлайн-портал управления корпоративным автопарком ID20 позволяет не только наладить работу системы контроля расхода топлива, но и успешно решить следующие задачи:

  • сокращение издержек на содержание автопарка;
  • пресечение хищений топлива и его нецелевого использования;
  • повышение эффективности работы диспетчеров и водителей.

Звоните по телефону 8(495)984-04-14, чтобы получить доступ к уникальной системе ID20 и начать с ней работать прямо сейчас.