О формах путевых листов

Путевой лист является главным первичным документом, подтверждающим расходы. Правильное оформление путевых листов имеет большое значение для налогоплательщиков, а так же для руководителей автопарка для эффективного контроля за работу водителей. Путевой лист содержит основные данные для списания ГСМ, для осуществления расчетов за перевозки, для расчета себестоимости и начисления заработной платы водителю. 

Если перевозке подлежит тяжелый и крупногабаритный груз, то у водителя должен быть специальный пропуск и разрешение,  на самом путевом листе должна  быть отметка "Опасный груз". В данной статье мы расскажем о возможных формах путевых листов, возможных для использования в различных организациях и индивидуальными предпринимателями.

ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИЙ

Как правило, налоговые органы на местах, настаивают на том, чтобы все юридические лица, использующие автотранспорт, использовали исключительно унифицированные формы путевых листов, приведенные в Постановлении Госкомстата России N 78.Однако в письме от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214 Минфин России пояснил, что указанные формы, обязательны только для автотранспортных организаций. Остальные же могут использовать самостоятельно разработанную форму путевого листа, где отражаются реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ: наименование документа и дата составления; название организации, которая составила документ; содержание операции; показатели в натуральном и денежном выражении; данные ответственных лиц и их личные подписи.

Разработанную форму нужно утвердить провести в приложении к приказу об учетной политике организации.

На тех предприятиях, где для обслуживания управляющих сотрудников используются легковые служебные автомобили можно разработать свою форму путевого листа.Путевые листы выдаются под расписку и только на один день. На более длительный срок путевой лист выдается лишь в случае междугородних перевозок и если водитель находится на маршруте более суток.

Оформлением путевых листов обычно занимается диспетчер или специально назначенный сотрудник. При заполнении путевого листа ему присваивается номер и фиксируется дата выдачи, которая должна совпадать с датой, указанной в Журнале учета путевых листов. В конце рабочего дня водитель расписывается в путевом листе при возвращении автомобиля механику в гараж и сдает путевой лист бухгалтеру.

ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ ДЛЯ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ

Особенно важно вести учет путевых листов для индивидуальных предпринимателей, так как иначе он не только не сможет Путевые листы особенно важно вести предпринимателю, иначе он не сможет учесть расходы на ГСМ и затраты на приобретение автомобилей, но и доказать сам факт использования автомобиля в предпринимательской деятельности.

Административно, для индивидуальных предпринимателей закреплены следующие формы путевых листов: ПГ-1(для грузовых автомобилей),ПА-1(для автобусов), ПЛ-1( для легковых автомобилей).

Если для осуществления перевозок предприниматель набирает себе в штат водителей, то путевые листы каждому из них он заполняет лично, либо специально уполномоченное лицо. В том случае, если водитель самостоятельно управляет транспортным средством, то он оформляет путевой лист сам себе, и заверяет его личной подписью по окончанию работы.

Путевые листы используют не только для формирования бухгалтерской отчетности, но и для анализа информация, с помощью которой можно получить представление о параметрах работы автопарка, об эффективности его деятельности.

Современные технологии позволяют организовать ведение путевых листов в электронном виде. Портал электронного управления корпоративным автопарком ID20 от компании SKT SOFT является мощным интерактивным средством управления с простым и понятным интерфейсом. ID20 позволяет не только  вести электронную документацию, но и анализировать информацию, содержащуюся в них, чтобы использовать ее в дальнейшем для аналитического учета и планирования.

Для того чтобы наладить эффективное управление своего автопарка и организовать учет путевых листов просто позвоните по телефону 8(495)984-04-14 и узнайте как подключиться к порталу ID20.