Нужны ли упрощенные путевые листы?

Многие бухгалтеры уверены, что путевые листы можно составлять в «свободной» форме и сразу на длительное время. Такое мнение появилось из-за разной интерпретации писем Минфина России. Использование таких «самодельных» путевых листов создает множество различных проблем.

Несмотря на поступившие в дальнейшем разъяснения не все бухгалтеры обратили внимание, что возможность применения неунифицированных путевых листов касается исключительно легковых автомобилей. Однако УФНС России в письме от 19 июня 2006г. №20-12/54213 уже допускает самостоятельно разработанные формы путевых листов  для всех автомобилей. Применять упрощенные формы путевых листов не обязательно, но бухгалтерия может разработать свою форму в соответствии со спецификой бизнеса.

Пункт 15 инструкции от 30 ноября 1983 г. Минфина СССР №156, Госбанка СССР №30, ЦСУ СССР №354/7, Минавтотранса РСФСР № 10/998 гласит: «Все организации, имеющие как собственные, так и арендованные грузовые автомобили, обязаны при выпуске автомобиля на линию выдавать водителю путевой лист соответствующей формы. Выпуск грузового автомобиля на линию без путевого листа утвержденной формы категорически запрещается».

Самодельные» путевые листы допускаются только лишь компаниям не являющимся автотранспортными. В этом и заключается главная проблема- не существует точных нормативов для отнесения организации к автотранспортным. Существует лишь положение Устава автомобильного транспорта РСФСР от 8 января 1969 г., которое приравнивает все предприятия имеющие автомобили к автотранспортным.

Другая проблема состоит в том, что путевой лист является документом отчетности предусмотренным ПДД и не факт, что инспектор будет разбираться в индивидуальных особенностях учетной политики компании.

Желание бухгалтеров упростить ведение отчетности понятно- заполнение форм ложится на их плечи. При этом смысл путевых листов не ограничивается лишь контролем горючего. На протяжении всего маршрута путевой лист сопровождает водителя.

В письме от 15 ноября 2005 г. № 03-03-04/1/363Минфин России пояснил, что «самодельные» путевые листы сроком до 1 месяца допускаются только для легкового транспорта, управляемого по доверенности и не производящем перевозки пассажиров или грузов. Кроме того, эти листы используются в целях налогообложения прибыли для подтверждения расходов на горючее.

Путевые листы выписываются совместно с товарно-транспортными накладными, с их помощью учитывается время работы водителя, а так же на их основании водитель проходит процедуру медицинского осмотра.

В результате можно сказать, что упрощенный путевой лист не решает всех возможных проблем возникающих в процессе эксплуатации автотранспорта. А желание бухгалтера «упростить» свою работу может обернуться не только бесполезной работой, но и лишними финансовыми затратами.