Нужно ли заводить журнал учета водителей

Работа с персоналом является одним из важнейших аспектов управленческой деятельности - от найма сотрудников до сбора и документирования информации, касающейся выполнения их обязанностей. Для эффективного управления необходимо выработать систему комплексного учета, которая позволит учитывать рабочее время водителей и следить за их трудовой дисциплиной. Как лучше организовать этот процесс? 

Так делают все

Как обычно организована работа с персоналом в автопарке? Как правило, диспетчеру автопарка вменяется в обязанность вести журнал учета рабочего времени водителей. В нем отмечают время прихода каждого водителя и время ухода. Кроме этого часто заводят журнал учета предрейсового ежедневного медицинского контроля, журнал учета инструктажа водителей, журнал учета стажировки водителей и т.п. Перед каждой поездкой водителю выписывают путевой лист, в который заносится время начала работы и время ее окончания. Такое количество бумаг призвано контролировать работу сотрудников, но на самом деле создает только видимость контроля и предоставляет возможность для различных нарушений.

Много бумаг, а мало толка

Количество бумаг еще не гарантирует их информативность. Все ценные данные, заключенные в бумажные формы, словно проваливаются в пропасть – чтобы достать их оттуда, требуется помощь специалистов-аналитиков. Кропотливая работа над анализом этой информации может дать свои результаты, но они будут получены с большим опозданием, поэтому их нельзя будет использовать в оперативном управлении.

Современный подход к управленческому учету

Создание базы данных по автопарку в электронном виде поможет взглянуть на работу по учету персонала по-новому. Тот же журнал учета водителей, представленный в виде электронной формы, позволит получить полную картину трудовой дисциплины водителей - сколько часов каждый водитель отработал за период времени, сколько имел опозданий и невыходов на работу. Можно заказать написание такой программы по ведению управленческой отчетности квалифицированному программисту. Минусом такого варианта будет то, что эта программа, как и любая другая компьютерная программа, будет нуждаться в постоянном обслуживании – ее нужно устанавливать, обновлять, устранять ошибки и проблемы. Держать в штате дополнительного программиста компании не очень выгодно. К счастью, существует другое решение этого вопроса.

ID20 решение управленческих проблем автопарка

Для того чтобы контролировать своих водителей, равномерно распределять нагрузку между ними, иметь возможность оценивать эффективность их работы -  достаточно начать работать на онлайн-портале ID20. Это современная комплексная электронная система управления транспортным хозяйством предприятия. Она является универсальным инструментом для организации всех бизнес-процессов в компании. Это не программа, ее не нужно устанавливать на все компьютеры. Вход в ID20 может быть произведен с любого компьютерного устройства, оснащенного связью Интернет – планшета, ноутбука, компьютера, современного мобильного устройства. ID20 имеет модуль «Водитель – система учета», позволяющий контролировать работу водителей, эффективно распределять весь объем работ, вести объективный и точный учет рабочего времени, определять расход топлива по каждому конкретному сотруднику. С такой системой надобность вести журнал учета водителей отпадает. Модуль также содержит опцию интерактивного общения с водителями, используя которую можно напрямую ставить сотрудникам неотложные задачи – выписывать дистанционно путевые листы и т.п. ID20 позволяет в режиме реального времени анализировать работу всего автопарка и конкретно каждого водителя, а также грамотно распределять финансовые затраты и осуществлять ведение учета в транспортной компании.

Позвоните по телефону 8(495)984-04-14, чтобы узнать, как получить доступ к уникальной системе ID20 и начать с ней работать прямо сейчас.