Кто проверяет правильность заполнения путевых листов?

Для автопарка заполнение путевых листов – неотъемлемая часть ежедневной рутинной работы. Если поступила заявка, то нужно выполнять, а значит, придется заполнять путевые листы по всем правилам, да еще потом регистрировать в журнале учета. Такая бюрократическая канитель продолжается каждый день и возникает вопрос, кто проверяет правильность заполнения путевых листов и кому они вообще нужны.

Отнеситесь к путевому листу серьезно

На самом деле путевые листы – это не формальность, а самый настоящий документ – первичной бухгалтерской отчетности. На основании информации, заключенной в нем, бухгалтерия производит списание топлива. Поэтому от того насколько точно и полно заполнены все графы этого документа зависит многое. Налоговая регулярно устраивает инспекции, чтобы проверить правильность заполнения путевых листов. Кроме раздела «Движение горючего» их интересует еще раздел «Задание водителю».

Тонкости управления

Раздел « Задание водителю» должен быть заполнен «от и до». Казалось бы, такой незначительный момент, а обращает пристальное внимание. Дело в том, что из раздела «Движение горючего» можно узнать, сколько всего израсходовано топлива за поездку, но только по этим данным деньги, потраченные на его покупку, отнести в расходную часть нельзя. Для этого нужно подтверждение, что бензин потрачен на нужды компании, а не на какие-то личные цели. Вот это и подтверждается записью в графе «Задание водителю». Если нет записи, то и бензин списан быть не может.

Чья это забота

Диспетчер или сотрудник, заполняющий путевые листы должны четко следить, чтобы все строчки в путевом листе были не просто заполнены, а заполнены разборчивым почерком. Потому как, если проверяющий из налоговой не разберет, что там было написано, то и не будет принимать такой документ во внимание. Понятно, что диспетчерская автопарка не самое тихое место в компании и путевые листы обычно выписываются в последний момент и в большой спешке. Тут уж не до красивого почерка. Однако если инспектор, проверяя правильность заполнения путевых листов, заметит ошибки не в одном-двух, а в целой пачке документов – кто будет компании возмещать убытки?

Можно ли избежать ошибок

Человек на то и человек - он может ошибаться. К сожалению, полностью избежать ошибок при заполнении путевых листов невозможно. Это работа хоть и простая, но монотонная и утомительная – ее лучше поручить машине. Компания SKT SOFT разработала не просто программу по заполнению путевых листов, а комплексную систему управления автопарком компании, в которую входит специальный модуль по работе с путевыми листами.

Электронный управляющий

Созданный SKT SOFT электронный портал Id 20 решает все задачи по эффективному управлению автопарком компании. Он позволяет в считанные секунды принимать, обрабатывать и распределять поступающие заявки на подачу машины. В его удобной и понятной среде можно за несколько секунд создать электронный путевый лист. Умная машина проследит, чтобы все графы документа были заполнены, и потом сама зарегистрирует его в специальном журнале. С ID 20 беспокоится о правильности заполнения путевых листов, и волноваться перед приходом налоговых проверяющих не придется.

К тому же ID 20 не является компьютерной программой. Это удаленный онлайн-портал, доступ, на который можно получить через интернет. Зайти на ID 20 можно с любого современного устройства – компьютера, планшета, ноутбука, мобильного телефона. Это дает возможность получать доступ к путевым листам дистанционно – то есть водителям даже не придется заезжать в автопарк за новым путевым листом. Это экономия времени и топлива.

Позвоните по телефону 8(495)984-04-14, чтобы получить доступ к порталу ID 20 и начать работу в нем прямо сейчас.