Каждому дню - свой путевой лист

Так получилось, что автомобиль буквально за  какую-то сотню лет стал неотъемлемым элементом человеческой жизни. Без него не обходится ни один, даже самый маленький бизнес. А раз так, то  бухгалтеры вынуждены внимательно следить за отчетностью по приобретению и расходу ГСМ и эксплуатации транспортных средств.

Иногда не то чтобы маленькая ошибка, а даже простая невнимательность может привести к необратимым последствиям. Для учета материальных ценностей существует особый документ - путевой лист № 3, одобренный  Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. №78.

Данное постановление предписывает заполнять  путевые листы ежедневно. Но в этом как раз и заключается основная проблема- зачастую водители и лица ответственные за заполнение листов пренебрегают этим правилом и заполняют их на несколько дней вперед. В  упомянутом постановлении четко указано, что путевой лист действителен лишь в течение одной смены, за исключением тех случаев, когда водитель отправляется в командировку. Выходит, что компании, необоснованно заполняющие путевые лист на несколько дней вперед нарушают нормативный акт. Чем это грозит:

Во-первых, «многодневные» путевые листы нельзя прикрепить к бухгалтерскому отчету. Причина в том, что согласно 2 пункту статьи 9 закона о бухучете, к учету принимаются лишь те  первичные документы, которые составлены согласно унифицированной форме. Поэтому, отразить в отчете данные о расходе и приобретении горюче-смазочных материалов становится невозможным.

Во-вторых, таким способом оформленные расходы на топлива могут не быть принятыми в налоговую инспекцию, так как согласно 1 пункту 252 статьи Налогового кодекса к расходом можно отнести лишь затраты подтвержденные документально. А в этом случае  документального обоснования нет.

В-третьих, за грубое нарушение правил отчетности  компании может грозить штраф. Согласно статье 120 НК РФ, одним из случаев грубого нарушения является отсутствие или ненадлежащее ведение отчетных первичных документов. Размер штрафа зависит от разновидности нарушения:

5000 рублей (если "путевок" не  достает в течение одного налогового периода);

15 000 рублей (если подобная недостача распространяется на несколько периодов);

10 % от неуплаченного налога на прибыль, но не менее 15 000 рублей.

В-четвертых, в случае проверки, согласно п. 1 ст. 126 НК РФ, компании, за каждый недостающий путевой лист, придется заплатить 50 рублей. Кажется пустяк, но если недостающих путевых листов 1000, то сумма получается не маленькая.

Для того, чтобы маленькая ошибка не влекла за собой  недоразумений,  следует организовать систему контроля за необходимым документооборотом таким образом, чтобы можно было в любой момент обратится к интересующим документам.

Современная комплексная система электронного управления корпоративным автопарком - онлайн-портал ID20 - является универсальным инструментом для организации всех бизнес-процессов в компании .С ее помощью весь документооборот организации можно вести в электронном виде. Неоспоримым плюсом ID20 является возможность ведения и хранения электронных путевых листов  на удаленном сервере, что позволяет надежно сохранить документацию. Всю информацию, содержащуюся в электронных путевых листах, в дальнейшем можно использовать для аналитического учета, планирования и отчетности.

Для того чтобы наладить эффективное управление своего автопарка позвоните по телефону 8(495)984-04-14 и узнайте как подключиться к порталу ID20.