Какие претензии к путевым листам предъявляют налоговики

Для того чтобы расходы на обслуживание автотранспорта и ГСМ были признаны в налоговом учете, необходимо оформлять путевую документацию в соответствии с основными требованиями контролирующих органов. Расскажем о наиболее часто встречающихся вопросах, возникающих между компаниями и налоговиками из-за ошибок в оформлении и содержании путевых листов.

Единой обязательной формы для оформления путевого листа не существует. Каждая компания может вести путевые листы в соответствии с бланками утвержденными  постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, либо разработать собственные. В случае если компания выберет второй вариант, необходимо иметь в виду, что путевой лист должен содержать в себе все необходимые реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152.

Если автомобиль арендован

Даже если транспортное средство находится в аренде, оформлять на него путевой лист необходимо. Для признания расходов на ГСМ необходимо предоставить не только кассовые чеки, но и путевые листы, оформленные по всем правилам. Только они могут подтвердить фактический расход топлива, а так же использование транспортного средства в производственных целях.

Когда нужно выписывать путевые листы

То, с какой периодичностью следует выписывать путевые листы, компания может решать самостоятельно. Так, по истечении времени, отведенного на маршрут, в путевой лист вносят показания спидометра, подводятся итоги и  рассчитывается стоимость и расход топлива.  Обычно налоговые инспекторы не приветствуют те случаи, когда путевые листы выписываются на срок, превышающий одни сутки. Однако  приказ № 152 говорит о том, что срок действия путевого документа может достигать одного месяца. Поэтому, налогоплательщик имеет право оформлять документы и вести учет расходов в соответствии со спецификой  деятельности.

Обязательные реквизиты

Нередки случаи,  когда компании фиксируют в путевом листе минимальное количество показателей, ссылаясь на то, что не обязаны использовать типовую форму. Именно это и вызывает массу претензий со стороны налоговой инспекции.

Путевой лист — это документ первичной отчетности, на основании которого списываются все расходы на содержание автомобиля. Именно этот документ способен подтвердить целевой использование транспорта, расход топлива и  покупку запчастей. Поэтому лучше всего, если  содержание путевого листа будет максимально полным, что позволит точно рассчитать  сумму расходов.

Обращение к ГИБДД

Порой, чтобы обосновать и подтвердить свои претензии, налоговые инспекторы могут обратиться в ГИБДД. Это происходит в том случае, если данные в путевых листах противоречат информации полученной  из ГИБДД, что может лишить компанию права на вычет НДС. Такие случаи на практике единичны, но все же лучше всего следить за тем, чтобы реальные маршруты совпадали с теми, которые указаны в документах. Ведь при наличии таких расхождений отстоять в суде расходы на ГСМ, заработную плату водителям и вычеты по НДС будет весьма проблематично.