Какими качествами должен обладать диспетчер по путевым листам

Если у вашей компании есть автопарк, то вам приходится заботиться не только об автомобилях, но и о сотрудниках их обслуживающих. К ним относятся не только водители, непосредственно работающие на машинах, но и механики, бухгалтера, диспетчеры. Как подбирать людей на эти должности? Что они должны уметь, и какими они должны быть?

Кто есть кто

Диспетчер по путевым листам - это незаменимый человек в команде автопарка. В его обязанности входит оформление путевого листа по заявке. К примеру, поступила заявка из бухгалтерии – завтра нужно отвезти кассира в банк. Диспетчер обязан проверить наличие свободных и исправных машин на завтра,подобрать водителя, который либо закреплен за этой машиной, либо назначается согласно очередности. Диспетчер должен предупредить водителя о назначенной поездке, оформить путевку согласно заявке и выдать ее под роспись водителю перед началом выезда. По прибытии машины в гараж диспетчер обязан закрыть путевку, то есть сделать в ней все полагающиеся отметки, заверить подписями и зарегистрировать ее в специальном журнале по учету движения путевых листов.

Дым коромыслом

А теперь представим, что машин у организации не одна, а больше десятка. Да и отделов не «раз, два и обчелся», а намного больше. В каком режиме должен  тогда работать диспетчер по путевым листам? Непрекращающиеся телефонные звонки, завалы заявок на столе, в факсе и в электронной почте. Машины требуются всем и сейчас. Нужно успевать разбираться, кому важнее поехать вперед, знать все обо всех машинах и водителях, держать в голове информацию про технические особенности машин, чтобы знать какую куда лучше послать и при этом не забывать безошибочно и полностью оформлять путевые листы. Кому это под силу?

Каков он - наш супергерой

СТРЕССОУСТОЙЧИВОСТЬ – вот главное качество для диспетчера. Как бы не складывались обстоятельства, он должен спокойно и четко исполнять свои обязанности. СПОСОБНОСТЬ ПРОТИВОСТОЯТЬ ДАВЛЕНИЮ – каждое подразделение волнуют только его собственные дела, никто не хочет ждать, поэтому все пытаются «продавить» диспетчера, чтобы он быстрее оформил путевой лист на их заявку. ВНИМАТЕЛЬНОСТЬ – путевой лист является первичным бухгалтерским документом. От того насколько он правильно оформлен, зависит судьба денег потраченных на бензин – если при оформлении допущена ошибка или неточность, налоговая может не разрешить списать эти средства. ВЫСОКАЯ РАБОТОСПОСОБНОСТЬ – целый день работать в напряженном режиме, взаимодействовать с людьми и заниматься оформлением документов – это под силу не каждому. ДОБРОЖЕЛАТЕЛЬНОСТЬ и НЕКОНФЛИКТНОСТЬ – сохранять спокойствие несмотря ни на что – задача диспетчера. Это только обязательные качества, которыми должен обладать профессиональный диспетчер по путевым листам, а есть еще масса качеств, которые очень желательны.

Без забот и хлопот

Найти человека, обладающего всеми этими качествами очень сложно. Что же делать – довольствоваться тем, что есть? Оптимальный вариант препоручить диспетчерские функции компьютеру. Он обладает всеми вышеперечисленными качествами, сохраняет беспристрастность и может работать без устали – без больничных, выходных и отпусков. Компания SKT SOFT разработала комплексную систему ID20, которая предназначена для оптимизации управления корпоративным автопарком. С ее помощью можно принимать и в считанные секунды обрабатывать и распределять заявки. Система сама определяет оптимальный вариант и предлагает его, оформлять путевые листы можно в электронном виде. В систему можно загружать всю информацию, касающуюся автопарка, что позволяет проводить анализ деятельности по всем показателям. Обычный диспетчер не в состоянии справиться со всеми этими функциями – это под силу только умному компьютеру.

Позвоните прямо сейчас по телефону 8(495)984-04-14 и узнайте, как работает система ID20 – лучшая замена диспетчера по путевым листам