Каким должен быть журнал движения путевых листов?

Эффективное управление компанией невозможно без хорошо налаженного документационного учета. Внимательное отношение к используемой документации – это не уступка бюрократии, не формальность, а залог создания информационной базы, которую можно и нужно использовать для анализа и оптимизации бизнес-процессов. Для компании, владеющей автопарком, большую информационную и аналитическую ценность представляют путевые листы и журнал движения путевых листов. Как правильно работать с этими документами и эффективно использовать их в бизнес-планировании?

Путевые листы – это обязательные документы для каждого автопарка. Прежде всего они служат основанием для того, чтобы служебный автомобиль покинул пределы гаража. Они содержат данные о характере служебного задания, о времени выезда на него, времени возвращения. В путевые листы заносится информация о показаниях спидометра на момент выезда и момент возвращения. Также в этот документ включают информацию об исправности автотранспортного средства и о медицинском освидетельствовании водителя перед выездом.

Путевой лист заполняется перед выездом водителя на служебное задание, а информация о нем заносится в специальный журнал движения путевых листов. По возвращению автомобиля в гараж путевой лист «закрывается» уполномоченным сотрудником, а в журнал ставится отметка об этом. Путевые листы должны храниться в компании не менее пяти лет. Это связано с тем, что они являются основанием для списания горюче-смазочных материалов. Во-первых, они подтверждают количество израсходованного бензина, во вторых, они доказывают служебную цель выезда автомобиля – значит денежные средства, потраченные на приобретение горючего, можно будет отнести к статье расходов предприятия.

Анализ данных, заносимых в журнал движения путевых листов, может дать много управленческой информации. С его помощью можно определить, как часто тот или иной водитель выезжает на задание, сколько времени он тратит на их выполнение и сколько бензина при этом расходуется. К сожалению, данные представленные в бумажном виде требуют много времени на обработку. Прекрасную возможность для сбора, хранения, обработки и анализа всей информации по автопарку в электронном виде предоставляет компания SKT SOFT. Она разработала и внедрила портал электронного управления корпоративным автопарком ID20. Он предоставляет компаниям, которые используют автопарки, уникальные возможности:

  • вести путевые листы и журнал движения путевых листов в электронном виде с возможностью распечатки в любой момент времени

  • работать с заявками в режиме реального времени: подавать и обрабатывать за несколько минут

  • вести все операции от подачи заявки до бухгалтерского отчета под полным контролем

  • оценивать качество работы каждого водителя

  • вести контроль над расходом ГСМ по каждому сотруднику и каждому автомобилю

  • вести учет рабочего времени водителей

  • интегрировать ID20 с iPad, с современными мобильными телефонами

  • настраивать функции портала под конкретные задачи разного бизнеса.

И всем при этом ID20 не является компьютерной программой – не требует установки, отладки, обслуживания и обучения работы на ней. Это электронный портал, доступ на который может осуществляться с любого компьютера, подключенного к интернету.

 

Позвоните по телефону 8(495)984-04-14, получите доступ к порталу ID20, чтобы оценить преимущества работы в нем прямо сейчас.