Каким должен быть диспетчер автопарка

Компании, обладающей собственным автопарком приходится заботиться не только о содержании корпоративного транспорта, но и о сотрудниках его обслуживающих. К их числу относятся не только водители самих автомобилей, но и бухгалтера, механики, диспетчеры. Какими качествами они должны обладать, что уметь и по какому принципу подбирать людей на эти должности расскажем в данной статье.

Кого будем искать

Диспетчер автопарка – это чуть ли не самый главный человек в команде автопарка. На его плечи ложится важная обязанность по оформлению путевых листов по заявкам. Например, из бухгалтерии поступила заявка отвезти кассира в банк. Диспетчер должен проверить наличие свободных автомобилей на необходимую дату, назначить водителя и предупредить его о будущем рейсе. Затем он обязан оформить путевой лист к предстоящей поездке, согласно поступившей заявке, и выдать ее водителю перед отправлением на маршрут.

По возвращении машины в гараж диспетчер должен сделать в путевке все необходимые отметки, свидетельствующие о выполнении порученных работ, заверить подписями, печатями и зарегистрировать ее в специальном журнале учета движения путевых листов.

Дым коромыслом

А теперь представьте, что автомобиль в компании не один, а десяток и больше. Да и в самой компании множество отделов и подразделений. В каком же тогда режиме должен работать диспетчер автопарка. Постоянные телефонные звонки, стопки заявок на рабочем столе, переполненная электронная почта и факс, а автомобили нужны всем и срочно. Нужно оперативно расставлять приоритеты, кому дать автомобиль в первую очередь, держать в голове информацию о водителях, о технических характеристиках всех транспортных средств, чтобы грамотно распределить их с учетом специфики маршрута и при этом не забывать полностью и без ошибок оформлять путевые листы. Каждый ли справиться с этими обязанностями?

Каков он, «идеальный диспетчер»

Самое главное качество для диспетчера – стрессоустойчивость. При любых обстоятельствах, он должен сохранять спокойствие и четко исполнять свои обязанности. Способность противостоять давлению – каждое подразделение стремится как можно скорее решить собственные вопросы и надавить на диспетчера, чтобы он как можно быстрее обработал их заявку и оформил путевой лист. Путевой лист является главным документом первичной отчетности.  Поэтому от внимательности диспетчера зависит судьба денег, потраченных на горюче-смазочные материалы. Если при оформлении документа будет допущенная какая-либо неточность или ошибка, при налоговой проверке списать эти средства может стать достаточно проблематично. Высокий уровень работоспособности – работать в напряженном режиме целый день, общаться с людьми,  решать вопросы, одновременно занимаясь оформлением документов под силу не каждому. Неконфликтность и доброжелательность – задача диспетчера сохранять спокойствие несмотря ни на что. Есть еще и другие качества, крайне необходимые для профессионального диспетчера автопарка, мы перечислили лишь самые важные и обязательные.

Решение есть

Человека, обладающего всеми необходимыми качествами найти крайне сложно. Как же тогда решить кадровый вопрос? Наиболее оптимальным вариантом будет передать диспетчерские функции компьютеру. Ведь машина не только обладает всеми названными качествами, но и сохраняет беспристрастность и может работать в любое время суток, без выходных, больничных и отпусков. Не так давно компанией SKT SOFT была разработана комплексная система ID20, предназначенная специально для оптимизации управления корпоративным автопарком. Она позволяет в считанные секунды принимать, обрабатывать и распределять заявки, оформляя путевые листы в электронном виде. С помощь ID20 можно свести всю информацию по автопарку в одно место, проводить анализ и составлять отчеты по любым необходимым показателям, что не под силу обычному диспетчеру.

 

Позвоните прямо сейчас по телефону 8(495)984-04-14 и узнайте, как работает система ID20 – лучшая замена диспетчера по путевым листам.