Как заполнять журнал учета путевых листов

Все владельцы транспортных средств обязаны заполнять путевые документы первичной отчетности, являющиеся подтверждением оказания транспортных услуг. В зависимости от типа транспорта существуют различные формы листов. В них должны быть указаны номер и наименование документа. Сроки его действия, данные о транспортном средстве и его владельце. Все путевые листы подлежат учету в соответствующем журнале.

Для организаций и индивидуальных предпринимателей законодательством РФ установлена специальная унифицированная форма журнала учета движения путевых листов №8. 

На обложке журнала должна размещаться информация о полном наименовании организации, ОГРН, а так же период, за который в данный журнал вносится информация. На обратной стороне журнала необходимо поставить подпись руководителя и печать.

Все листы журнала должны быть оформлены единообразно в виде таблиц, в которых указываются следующие реквизиты: 

• Номер путевого листа
• Государственный номер и марка транспортного средства
• Паспортные данные водителя
• Сроки рейса
• Показания спидометра

Документы необходимо регистрировать независимо от того, на какой срок они выписаны. Если путевой лист имеет продолжительный срок действия - это стоит указать в примечании. Так же в журнале необходимо указать лиц, ответственных за его ведение, что должно подтверждаться их подписями.

Журнал учета в транспортной компании является официальным источником информации для ведения отчетности и контроля над деятельностью водителей и начисления им заработной платы. А специально для расчета бухгалтерией всех затрат в путевых листах указываются расходы на топливо, в путевом листе обязательно должны быть указаны пробег автомобиля и расход топлива. Нормы потребления топлива рассчитывается по установленным для каждой марки и модели автомобиля показателям. Базовая норма равна количеству литров на 100 км пробега.

Для расчета расхода топлива для легкового автомобиля необходимо умножить базовую норму топлива на нормативный расход топлива в литрах и на пробег транспортного средства. Полученный результат подлежит корректировке при помощи поправочного коэффициента, зависящего от условий эксплуатации автомобиля позволяющего понизить или повысить норму расхода.

Данные поправки зависят от времени года (колебание от 5 до 20%), от вида дорожного покрытия и населенности городов. Например, в поселках этот показатель равен 5%,а в городах –миллионниках  достигает 20%. Кроме того в сложных дорожных условиях (песчаные заносы, гололед и т.д.) норма может быть увеличена до 50%.